Представительские расходы: как подтвердить документами

В Налоговом кодексе нет точного списка документов, которые подтверждают представительские расходы. Поэтому сотрудники компании, при организации бизнес-мероприятия, могут испытывать трудности с оформлением авансового отчёта.Оксана Александрова, ведущий эксперт Смарт Отчёта, рассказала, какие документы понадобятся, чтобы обосновать представительские расходы.

До и после представительского мероприятия

Чтобы подтвердить экономическую необходимость расходов на представительское мероприятие, часть документов нужно сделать заранее.Перед мероприятием нужно подготовить:

• приказ/распоряжение руководителя на проведение мероприятия;
• смету затрат.

По окончании мероприятия потребуются:

• первичные документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции, счета-фактур);
• отчёт о проведении мероприятия.

При наличии всех этих документов снижаются риски возникновения вопросов со стороны налоговой инспекции.

Как подтвердить представительский расход

Документы для подтверждения представительских расходов зависят от вида затрат. Это ещё больше усложняет задачу по подготовке авансового отчёта. Для удобства мы сделали таблицу, которая поможет не забыть собрать всё необходимое. Поделитесь этой шпаргалкой со своими сотрудниками.

Поделитесь этой шпаргалкой со своими сотрудниками

Что нельзя отнести к представительским расходам

Есть ряд мероприятий, которые не являются представительскими. К ним относятся различные развлекательные и оздоровительные активности: экскурсии, теплоходные прогулки, боулинг и так далее. Поэтому даже если на такие затраты есть подтверждающие документы, их нельзя принять для целей налогообложения. Также любые расходы до или после мероприятия: затраты на проживание и оплату проезда гостей (авиа и ж/д билеты), трансфер из аэропорта до гостиницы и обратно, оформление виз — не будут считаться представительскими.