Формат авансового отчета: можно или нельзя изменить

Вопрос от подписчика: «Можно ли компании разработать свою форму авансового отчёта?» Оксана Александрова, ведущий эксперт Смарт Отчёта, помогла разобраться.

Можно ли менять реквизиты авансового отчёта

С 1 января 2013 года компания может вносить изменения в унифицированные формы некоторых первичных документов или разработать их самостоятельно при необходимости. К таким документам относится и форма авансового отчёта АО-1. Принятый в компании шаблон отчёта нужно только закрепить локальным нормативным актом в соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учёте».

Что нельзя менять в стандартной форме отчёта

Так как авансовый отчёт является первичным учётным документом, то он должен содержать некоторые обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством. К ним относятся:

• название документа и организации;
• дата составления;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина и единица измерения факта хозяйственной жизни;
• фамилию, имя и отчество, а также должность лица, совершившего операцию и ответственного за оформление события.

Если во время налоговой проверки инспектор обнаружит отсутствие таких реквизитов, то он имеет право исключить эти суммы из расходов компании, уменьшающих налог на прибыль. Соответственно, налог будет доначислен, а компанию оштрафуют.

Когда компании может понадобиться своя форма авансового отчёта

Если для управленческих целей необходимо детализировать какую-либо информацию о расходах сотрудника, компания может включить этот реквизит в собственный шаблон авансового отчёта. Например, указать номера расчётных счетов и банковских карт сотрудника, на которые перечисляются средства, или порядок утверждения отчёта, если процедура согласования предполагает не одного, а несколько ответственных лиц. Тогда разрабатывается своя форма с учётом требований бизнеса.