Достоверность первичных документов по расходам сотрудника

После окончания командировки или проведения представительского мероприятия ответственный сотрудник передаёт в бухгалтерию все накладные и чеки. Бухгалтер должен убедиться, что эти расходы были необходимы для бизнеса, а сами документы достоверны и соответствуют требованиям законодательства.

Оксана Александрова, ведущий эксперт Смарт Отчёта, рассказала, на что бухгалтер обращает внимание при проверке первичных документов, и как их отсутствие влияет на размер налога на прибыль компании.

Когда сотрудник приносит, например, кассовый чек, на что бухгалтер смотрит в первую очередь?

В первую очередь бухгалтер проверяет цель такого расхода. Допустим, это чек за такси на сумму больше 10 000 рублей. У бухгалтера должны возникнуть сомнения в оправданности данных трат, и тогда он сверяется с политиками компании, где детализированы стандартные для бизнеса расходы, установлены их лимиты, и ситуации, когда допустимы их превышения. Сотрудник должен пояснить необходимость расхода, который не соответствует требованиям компании.
Для этого сотрудник должен предоставить вместе с чеком служебную записку в свободной форме, подтвержденную подписью его руководителя. В случае, если руководитель подтвердил, что деньги потрачены на нужды компании, а не для личных целей, оснований для удержания персонального налога на доходы с сотрудника не будет. Если же компания решит компенсировать потраченные средства без подтверждения экономической целесообразности, то у сотрудника удержат НДФЛ 13%, а учесть затраты для целей налога на прибыль будет невозможно.

Почему бухгалтер требует оригиналы документов?

Это связано с тем, что бухгалтерский учёт не может вестись на основании электронных копий. Если бухгалтер принял эти расходы для уменьшения налога на прибыль, то при отсутствии оригиналов у компании возникают риски налоговых споров. Факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не подтверждают расходы для целей налогообложения (письмо УФНС по г.Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968). Поэтому, принимая сканы для ускорения обработки документов, по окончании налогового периода и, особенно, в ожидании налоговых проверок, необходимо наличие оригиналов.