Новый порядок хранения архивных документов

17 сентября 2023 года вступил в силу приказ Федерального архивного агентства (Росархива), утвердивший новые правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов. Действующий ранее Порядок хранения архивных документов, утверждённый приказом Минкультуры РФ, утратил силу.

Теперь сдать документы на хранение в государственный архив необходимо не раньше, чем через один год и не позже, чем через три года после окончания их обработки. В архив передаются документы, для которых установлен постоянный срок* хранения ( «до ликвидации организации»**) и длительный срок хранения*** (свыше 10 лет).

Документы со сроком хранения до 10 лет в архив сдавать не обязательно — компании могут хранить самостоятельно, а по окончанию установленного срока хранения — провести экспертизу и уничтожить. Если компания приняла решение хранить документы таким образом, необходимо оборудовать специальное изолированное помещение под архив, соответствующее специальным требованиям. Следует назначить сотрудника, ответственного за организацию хранения, комплектования, учёта архивных документов, и регламентировать порядок организации архива локальным нормативным актом компании.

Архивные документы разрешается передавать по договору на хранение специализированным компаниям, у которых хранение архивных документов закреплено в уставе. Это относится как к электронным документам, так и к бумажным.

Требования к оформлению дел на бумажных носителях практически не претерпели изменений.

Электронные документы можно хранить на физически обособленных носителях и (или) в специальной системе хранения электронных данных (СХЭД), которая совместима с системой электронного документооборота организации и интегрирована в систему электронного документооборота.

Комментарий экспертов Бетерры

* Постоянный срок хранения означает, что для негосударственных компаний документы необходимо хранить постоянно, но не меньше 10 лет. В случае ликвидации компании раньше этого срока, документы следует передать на хранение до окончания десятилетнего срока хранения в архив.

** Хранение «До ликвидации организации» означает, что документы должны храниться в компании до её ликвидации, независимо от того, через сколько лет она наступила. Перед уничтожением по этим документам проводят экспертизу ценности и определяют возможность включения в государственный архив.

*** Документы по личному составу хранят 50/75 лет — законченные делопроизводством до 1 января 2003 года — в течение 75 лет, а те, которые завершены после 1 января 2003 года — 50 лет.

Как только указанные выше сроки хранения документов по личному составу, истекут, государственные и муниципальные архивы проводят экспертизу ценности.

При ликвидации компании законченные дела включаются в её архивный фонд. Ликвидационная комиссия либо ликвидатор обязаны передать архивные документы и документы по личному составу, и документы, по которым сроки временного хранения ещё не истекли, в соответствующий государственный или муниципальный архив по договору между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и государственным или муниципальным архивом. Документы нужно передать в упорядоченном состоянии, организованном ликвидационной комиссией или ликвидатором.

Источник информации:

Приказ Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года № 77

Приказ Минкультуры России от 8 августа 2023 года N 2367