Судебные дела, связанные с расчётами с подотчётными лицами

Отсутствие регулярного контроля и роль человеческого фактора при нарушении бизнес-процесса по расчётам с подотчётными лицами могут приводить к нежелательным последствиям для организации. Например, к спорам с налоговой инспекцией или оттоку активов компании при наличии просроченной дебиторской задолженности сотрудников. При неблагоприятном развитии событий решить проблему можно только в судебном порядке.

Эксперты Смарт Отчёта разобрали судебные дела за последние несколько лет, связанные с авансовыми отчётами, чтобы показать, почему возникают риски судебных разбирательств, а также что это означает для бизнеса.

Нет документов — есть доначисление налогов

Причиной проигрыша в судебных делах, связанных с расчётами с подотчётными лицами, зачастую становится отсутствие документов или их некорректное оформление. Так, сотрудники после командировки отчитались о расходах, представив авансовый отчёт. Однако к отчёту не приложили приказ, где указываются цели поездки. В результате проверки налоговая инспекция не признала расходы в командировке документально подтверждёнными, доначислила организации налог на прибыль, НДФЛ и штраф за нарушение законодательства. Данное решение компания не смогла обжаловать в суде. Решение Ставропольского края от 29.09.2017 № А63 −12161/2015.

Когда подотчётные средства становятся налогооблагаемым доходом сотрудника

Сотрудник своевременно не отчитался о расходовании подотчётных сумм, а работодатель не предпринял необходимых действий по взысканию задолженности. При проверке налоговые органы сочли, что средства были присвоены работником, поэтому облагаются налогом.

Компания попыталась обжаловать решение в суде и представила документы, которые должны были подтвердить целесообразность трат сотрудника. Но документы не содержали сведений о фактической оплате хозяйственных расходов и приобретении товарно-материальных ценностей, а кассовые документы были заполнены неверно. Также не было информации о том, на какие цели выдавались денежные средства.

Суд согласился с решением налоговых органов и счёл выданные под отчёт средства доходом, подлежащим налогообложению, так как сотрудник не смог подтвердить их целевое расходование при помощи достоверных документов. Решение АС Самарской области от 29.09.2017 № А55 −19518/2015.

Специфика представительских расходов

Если компания выделяет сотруднику денежные средства для представительских целей, необходимо точно знать, какими документами подтвердить их экономическую обоснованность. Например, компания отразила в качестве представительских расходов затраты на организацию и проведение культурно-развлекательных мероприятий, объяснив это тем, что налогоплательщик сам определяет целесообразность расходов. Однако суд постановил, что на мероприятии не присутствовал контрагент, а также оно не имело деловой цели. Расход был исключен из расчёта налога на прибыль, налог — доначислен, и за нарушение налогового законодательства компанию обязали заплатить штраф. Позиция арбитражного суда Северо-Западного округа отражена в постановлении от 23.12.2016. № Ф07-12163/2016.

Споря с налоговой, бизнесу нужно быть готовым отстаивать свою позицию в суде. Эксперты Смарт Отчёта проследят за своевременным представлением авансовых отчётов и за тем, чтобы документы отвечали требованиям законодательства. Это позволит уменьшить риски судебных разбирательств и сэкономить средства и время компании для развития бизнеса.