Пошаговая инструкция по заполнению авансового отчёта
27.07.2020
Сохранить / Распечатать
Многие сотрудники регулярно получают денежные средства на целевые расходы: текущие, командировочные и представительские. Расходы оплачивают как из выданных, так и из личных средств. Все расходы должны иметь подтверждение о целевом использовании. Поэтому сотрудник заполняет и предоставляет в бухгалтерию авансовый отчёт с подтверждающими документами.
Мы подготовили для вас пошаговую инструкцию по заполнению авансового отчёта.
Заполняем стандартную форму авансового отчёта АО-1 или форму отчёта, принятую в вашей компании.
Не спешите выкладывать все чеки, квитанции и счета на стол: пусть они пока лежат в отдельном конверте или файле — так они точно не затеряются в документах. Для начала заполним общую унифицированную форму авансового отчёта АО-1. Многие используют именно эту форму, хотя с 2013 года она не обязательна: компания может разработать свою, учитывая требования к обязательным реквизитам.
Заполняем титульную страницу.
Форма может быть в электронном виде — документ excel или в печатном, это зависит от принятого в компании документооборота. Скорее всего основная информация в шапке формы будет заполнена: название организации, коды, сведения о руководителе, дата, структурное подразделение. Вам нужно указать свои ФИО, должность, назначение аванса. Остальные графы на этой странице заполнит бухгалтер.
Заполняем оборотную страницу с таблицей.
В шапке второй страницы укажите свои ФИО и затем переходите к заполнению таблицы. В таблице нужно указать наименование документа / расхода, дату, номер документа, сумму расхода. Если это отчёт по командировке, то для удобства, заполняйте его в хронологическом порядке от начала до конца командировки.
В первой строке обычно прописываются реквизиты приказа.
Если приказ у вас отсутствует, уточните у бухгалтера, нужно ли вам вносить его в общий список. Указывайте порядковый номер документа в первом столбце. Во второй столбец внесите дату подтверждающего документа. В третьем столбце укажите номер документа, далее — его наименование. В пятом столбце впишите сумму расхода. Если расходы были в валюте, то укажите валютный эквивалент, чтобы бухгалтер знал, по какому курсу вы считали.
Заполните все указанные столбцы для каждого подтверждающего документа, которые у вас имеются.
Когда все документы внесены в таблицу, рассчитайте итоговую сумму и перенесите её на титульную страницу в графу «Израсходовано».
Распечатайте форму
Для удобства проверки лучше печатать форму отчёта на одном листе, с двух сторон, либо уточните у бухгалтера, как это принято в вашей компании.
На оборотной стороне в самом конце документа поставьте подпись в графе «Подотчётное лицо» и расшифруйте её.
Скрепите чеки и все подтверждающие документы
Для удобства пронумеруйте все документы в том же порядке, что указали в таблице расходов. И в таком же порядке приклейте их на чистый лист бумаги формата А4.
Не забудьте снять копию листа с чеками: со временем чеки выгорают, а бумажная копия яркость и цвет не потеряет.
Компаниям с большим объёмом авансовых отчётов выгоднее передать этот участок работ со сложным документооборотом на аутсорсинг Смарт Отчёту.
Смарт Отчёт — новый подход к обработке и учёту авансовых отчётов, объединивший в себе современные технологии и экспертизу сертифицированных бухгалтеров.
Если у вас возникли вопросы,
оставьте заявку.Перезвоним в течение часа.
Загрузка комментариев...
Вам может быть интересно
Бизнес-модель на все времена
a:2:{s:4:"TEXT";s:264:"Совсем недавно 100+ бухгалтеров аутсорсинга Бетерра оказывали услуги 120+ клиентам, работая в офисе. 23 марта 2020 года всё изменилось.";s:4:"TYPE";s:4:"TEXT";}
Всё дело в бизнес-модели: аутсорсинг бухгалтерии жизнеспособен в любые времена. Поэтому мы не только сами справляемся с ведением бизнеса в новых условиях, но и помогаем адаптироваться к ним своим партнёрам и клиентам.
Аутсорсинг или аутстаффинг — как выбрать
Сейчас на аутсорсинг можно отдать как рутинные функции, так и работу целых отделов: бухгалтерии, IT, маркетинга и так далее.
Если необходимо заменить сотрудника на время его отпуска или декрета — часто нанимают временного сотрудника. Такой сотрудник должен обладать необходимой квалификацией, но качество его работы и профессиональный уровень придется выяснять уже в процессе.
Судебные дела, связанные с расчётами с подотчётными лицами
Отсутствие регулярного контроля и роль человеческого фактора при нарушении бизнес-процесса по расчётам с подотчётными лицами могут приводить к нежелательным последствиям для организации.
Эксперты Смарт Отчёта разобрали судебные дела за последние несколько лет, связанные с авансовыми отчётами, чтобы показать, почему возникают риски судебных разбирательств, а также что это означает для бизнеса.
Смогут ли роботы заменить бухгалтеров?
«Почему бухгалтеры до сих пор обрабатывают первичные документы? А как же роботы?» — хороший вопрос в 2020 году.
Постоянный автор блога Смарт Отчёта Анна Брянцевская поговорила о роботизации и автоматизации обработки авансовых отчётов с экспертами сервиса Николаем Пушкиным и Ольгой Лидогостер.
О каких документах сотрудники чаще всего забывают при подготовке авансового отчета
Интересно, какие подтверждающие документы сотрудники зачастую забывают предоставлять? Ответы знают эксперты Смарт Отчёта.
«Как правильно оформить авансовый отчёт?» — вот что волнует сотрудников по окончании командировки или завершения представительского мероприятия.
Кто проводит в командировках больше всего времени?
Более 19,9 млрд долларов было потрачено на командировки в 2017 году.
Давайте рассмотрим, работники каких отраслей чаще других бывают в командировках, а также узнаем, с чего стоит начать оптимизацию расчётов с подотчётными лицами.
Что важно знать о просроченной дебиторской задолженности у сотрудников
Неправильно организованный бизнес-процесс расчётов с подотчётными лицами мешает эффективному использованию оборотных средств.
Оксана Александрова, ведущий эксперт Смарт Отчёта, ответила на часто задаваемые вопросы клиентов, связанные с задолженностью сотрудников по авансовым отчётам.
Почему расчёты с подотчётными лицами — бизнес-процесс
Бизнес-процесс состоит из последовательных поэтапных действий, направленных на преобразование входящей информации в результат на выходе.
Давайте рассмотрим, какие сложности возникают, если сотрудники компании не воспринимают расчёты с подотчётными лицами как бизнес-процесс. А также то, как введение точек контроля может положительно повлиять на эффективность работы компании.