Почему расчёты с подотчётными лицами — бизнес-процесс

Бизнес-процесс состоит из последовательных поэтапных действий, направленных на преобразование входящей информации в результат на выходе. В случае с расчётами с подотчётными лицами таким результатом являются утверждённые авансовые отчёты, расходы по которым можно учитывать для целей налогообложения. При этом обработка авансовых отчётов — это работа бухгалтера, рутинный процесс со сложным документооборотом, где у каждого документа есть свой жизненный цикл от момента создания до архивации.

Давайте рассмотрим, какие сложности возникают, если сотрудники компании не воспринимают расчёты с подотчётными лицами как бизнес-процесс. А также то, как введение точек контроля может положительно повлиять на эффективность работы компании.

Сложности во взаимодействии внутри компании при расчётах с подотчётными лицами

Зачастую бухгалтер не воспринимает расчёты с подотчётными лицами как бизнес-процесс. Он не взаимодействует со специалистом кадрового учёта и выполняет свои стандартные задачи без понимания, без цели и без заинтересованности в конечном результате. Отсутствие регламентов компании и контроля за их исполнением осложняет работу и сотрудников, сдающих авансовые отчёты, и бухгалтеров. В конечном итоге это может повлиять на достоверность и обоснованность учётных данных организации.

У сотрудников трудности при подготовке авансовых отчётов возникают из-за:

• нежелания выполнять требования бухгалтера, так как они считают такую работу непрофильной;
• незнания всех требований к оформлению авансовых отчётов.

В результате отчёты не предоставляют в срок, а документы, полученные в командировке, не оформлены должным образом. В частности, сотрудник может забыть приложить банковскую выписку после зарубежной поездки, и это затруднит пересчёт курса валют и исказит итоговые суммы расходов в отчёте.

Бухгалтеру важно удостовериться, что все расходы, указанные в отчёте, обоснованы, и документы отвечают требованиям законодательства, а затем оперативно внести данные в учётную систему. Отсутствие необходимых коммуникаций внутри бизнес-процесса влечет риск искажений в расчетах с сотрудниками, например, в случае командировки. Если специалист по кадрам заблаговременно не уведомит бухгалтера о планируемой командировке, то сотрудник может не получить необходимый аванс суточных, или, наоборот, компания перечислит слишком много денег.

Кроме проблем, связанных с пониманием бизнес-процесса расчётов с подотчётными лицами, в бухгалтерии могут возникать другие сложности при расширении бизнеса. Очень часто в такое время в компаниях существенно увеличивается количество командировок, а это требует дополнительных трудовых ресурсов в финансовом подразделении. Бухгалтеру теперь нужно будет не только обрабатывать больший объём документов, но также от него потребуется более глубокое знание налогового законодательства и понимание специфики отрасли.

Например, в фармацевтической компании, сотрудники которой часто проводят презентации продуктов и участвуют в различных форумах, бухгалтер должен сверяться с маркетинговой политикой, где чётко прописан порядок проведения мероприятий и указан перечень допустимых расходов. При отсутствии такой информации бухгалтер не сможет правильно учесть расходы для целей налога на прибыль.

Бизнес-процесс и точки контроля

Бизнес-процесс может быть неэффективным, если в нём отсутствуют точки контроля. Они позволяют отслеживать статус работ и соответствие их результатов стандартам качества компании. Для бухгалтера примером точки контроля может быть оповещение всех участников бизнес-процесса о предстоящей командировке с помощью email-рассылки. Данный подход обеспечит актуальной информацией и бухгалтера, и специалиста по кадрам, и самого сотрудника.

Если у внешнего провайдера бухгалтерских услуг существует система контроля качества, то чаще всего такие точки контроля уже предусмотрены. А вместе с ними гарантируется не только полнота кадрового документооборота, но и следование политикам компании. Пример действия системы контроля: в конце каждого месяца старший сотрудник обязательно проверяет, чтобы все авансовые отчёты были учтены в бухгалтерском учёте и оповещает об этом компанию-заказчика. В аутсорсинге совокупность точек контроля позволяет минимизировать риски ошибок и нарушений законодательства.

В расчётах с подотчётными лицами как бизнес-процессе принимается во внимание не только существующий регламент документооборота, но и особенности вашего бизнеса. Обеспечить эффективный процесс возможно только при наличии стандартов менеджмента качества. Например, Смарт Отчёт предлагает автоматизированный бизнес-процесс, гарантирует оперативность, отсутствие ошибок в расчётах и контроль качества на уровне менеджмента компании.