О каких документах сотрудники чаще всего забывают при подготовке авансового отчета
09.12.2019
Сохранить / Распечатать
«Как правильно оформить авансовый отчёт?» — вот что волнует сотрудников по окончании командировки или завершения представительского мероприятия. И даже если трудностей с заполнением самого отчёта не возникает, то собрать все необходимые документы оказывается гораздо сложнее.
Интересно, какие подтверждающие документы сотрудники зачастую забывают предоставлять? Ответы знают эксперты Смарт Отчёта.
Банковская выписка по расходам за границей, оплаченным банковской картой
Если сотрудник забыл предоставить такую выписку, то бухгалтер должен пересчитать расходы по курсу Центрального банка РФ на дату авансового отчёта. Так как оплата произошла в другой день, то сумма, которую возместят сотруднику, может отличаться от фактических затрат. В плюсе окажется либо сотрудник, либо компания, в зависимости от динамики курса валюты.
Служебные записки на имя руководителя
Если сотрудник менял авиабилет за свой счёт, потерял какой-либо документ для подтверждения расходов в командировке, или его расходы отличаются от разрешенных политикой компании, то ему необходимо написать служебную записку на имя руководителя. Такая записка будет подтверждением того, что руководитель осведомлён о возникшей ситуации или непредвиденных расходах, с обоснованностью которых он согласен.
Кассовый чек или счёт из ресторана к представительским расходам
Очень часто сотрудники предоставляют для подтверждения представительских расходов чеки из банкомата, которые свидетельствуют лишь об оплате по карте. Но для учёта такого мероприятия нужна более подробная информация: перечень блюд, цены и так далее. Поэтому к авансовому отчёту необходимо также приложить кассовый чек, счёт из ресторана или документ иного формата, в котором содержится такая информация. Тогда компания сможет принять эти расходы для целей налога на прибыль.
Документы о проведении представительского мероприятия
Компании могут сами разрабатывать форму для сметы или отчёта, в которой указывается:
- дата и место проведения встречи;
- состав участников;
- сумма расходов;
- достигнутые результаты.
Этот документ подтверждает, что цели представительского мероприятия отвечали бизнес-интересам компании, а значит, на сумму понесённых расходов можно будет уменьшить налогооблагаемую базу.
Поделитесь постом с вашими сотрудниками, чтобы они не забывали об этих документах при подготовке своих авансовых отчетов. Мы также рекомендуем проводить регулярные тренинги внутри компании, так как требования законодательства к подтверждающим документам часто меняются.
Смарт Отчёт в начале сотрудничества бесплатно обучит ваших сотрудников правильно оформлять авансовые отчёты. После такого тренинга они смогут правильно и быстро отчитываться о расходах в командировках.
Загрузка комментариев...
Вам может быть интересно
Пошаговая инструкция по заполнению авансового отчёта
Многие сотрудники регулярно получают денежные средства на целевые расходы: текущие, командировочные и представительские. Расходы оплачивают как из выданных, так и из личных средств. Все расходы должны иметь подтверждение о целевом использовании. Поэтому сотрудник заполняет и предоставляет в бухгалтерию авансовый отчёт с подтверждающими документами.
Бизнес-модель на все времена
a:2:{s:4:"TEXT";s:264:"Совсем недавно 100+ бухгалтеров аутсорсинга Бетерра оказывали услуги 120+ клиентам, работая в офисе. 23 марта 2020 года всё изменилось.";s:4:"TYPE";s:4:"TEXT";}
Всё дело в бизнес-модели: аутсорсинг бухгалтерии жизнеспособен в любые времена. Поэтому мы не только сами справляемся с ведением бизнеса в новых условиях, но и помогаем адаптироваться к ним своим партнёрам и клиентам.
Аутсорсинг или аутстаффинг — как выбрать
Сейчас на аутсорсинг можно отдать как рутинные функции, так и работу целых отделов: бухгалтерии, IT, маркетинга и так далее.
Если необходимо заменить сотрудника на время его отпуска или декрета — часто нанимают временного сотрудника. Такой сотрудник должен обладать необходимой квалификацией, но качество его работы и профессиональный уровень придется выяснять уже в процессе.
Судебные дела, связанные с расчётами с подотчётными лицами
Отсутствие регулярного контроля и роль человеческого фактора при нарушении бизнес-процесса по расчётам с подотчётными лицами могут приводить к нежелательным последствиям для организации.
Эксперты Смарт Отчёта разобрали судебные дела за последние несколько лет, связанные с авансовыми отчётами, чтобы показать, почему возникают риски судебных разбирательств, а также что это означает для бизнеса.
Смогут ли роботы заменить бухгалтеров?
«Почему бухгалтеры до сих пор обрабатывают первичные документы? А как же роботы?» — хороший вопрос в 2020 году.
Постоянный автор блога Смарт Отчёта Анна Брянцевская поговорила о роботизации и автоматизации обработки авансовых отчётов с экспертами сервиса Николаем Пушкиным и Ольгой Лидогостер.
Кто проводит в командировках больше всего времени?
Более 19,9 млрд долларов было потрачено на командировки в 2017 году.
Давайте рассмотрим, работники каких отраслей чаще других бывают в командировках, а также узнаем, с чего стоит начать оптимизацию расчётов с подотчётными лицами.
Что важно знать о просроченной дебиторской задолженности у сотрудников
Неправильно организованный бизнес-процесс расчётов с подотчётными лицами мешает эффективному использованию оборотных средств.
Оксана Александрова, ведущий эксперт Смарт Отчёта, ответила на часто задаваемые вопросы клиентов, связанные с задолженностью сотрудников по авансовым отчётам.
Почему расчёты с подотчётными лицами — бизнес-процесс
Бизнес-процесс состоит из последовательных поэтапных действий, направленных на преобразование входящей информации в результат на выходе.
Давайте рассмотрим, какие сложности возникают, если сотрудники компании не воспринимают расчёты с подотчётными лицами как бизнес-процесс. А также то, как введение точек контроля может положительно повлиять на эффективность работы компании.