Бетерра

Офисы Запрос
13.11.2019
Сохранить / Распечатать

Неправильно организованный бизнес-процесс расчётов с подотчётными лицами мешает эффективному использованию оборотных средств. Поэтому компаниям стоит уделять особое внимание работе с дебиторской задолженностью сотрудников, а также следить за тем, чтобы она не становилась просроченной.

Оксана Александрова, ведущий эксперт Смарт Отчёта, ответила на часто задаваемые вопросы клиентов, связанные с задолженностью сотрудников по авансовым отчётам.

Какие могут быть последствия для компании при возникновении просроченной дебиторской задолженности?

Подотчётные средства, по которым сотрудник не отчитался в установленный срок, считаются просроченной дебиторской задолженностью. Организация вправе удержать долг из зарплаты или взыскать его в случае увольнения сотрудника. Однако для того, чтобы избежать конфликтов и, тем более, судебных разбирательств, компании далеко не всегда идут на такие меры.
Бывает, что организации не предпринимают действий по урегулированию ситуации. Например, сотрудники получают подотчётные средства, но могут не соблюдать сроки отчета по ним, установленные компанией, терять подтверждающие документы или забывать отчитываться о расходах. В результате накапливается дебиторская задолженность. В случае проверки эти суммы могут быть квалифицированы как займы сотрудникам, и компания будет оштрафована за то, что не исполнила обязанности налогового агента и не удержала налог с доходов физических лиц, полученных в виде беспроцентных займов. Именно поэтому важно мотивировать сотрудников предоставлять авансовые отчёты в срок и налаживать контроль в расчётах с подотчётными лицами.

Что делать, если сотрудник уволился, но его задолженность перед компанией не погашена?

При увольнении сотрудника необходимо знать, что, при наличии у него задолженности перед компанией, существует срок исковой давности, определённый для истребования. По истечении трёх лет такой долг признаётся безнадёжным, а значит взыскать средства не получится даже в судебном порядке.
Выходом из положения могут быть отправленные по почте уведомления бывшему сотруднику о том, что за ним числится задолженность. Тогда срок давности рассчитывается заново с каждой даты извещения. Если же после увольнения сотрудника и обнаружения его задолженности компания не в состоянии взыскать долг, необходимо представить в налоговую инспекцию справку о невозможности удержания НДФЛ. В случае проверки это будет доказательством того, что все попытки по удержанию налога компанией были предприняты.

Почему бухгалтер не замечает дебиторской задолженности сотрудников?

В бухгалтерии большой компании, где каждый специалист ведет свой участок, могут возникать трудности при коммуникации с сервисными подразделениями. Происходит это, когда сами бухгалтеры не воспринимают расчёты с подотчётными лицами как бизнес-процесс. Они выполняют стандартные задачи без заинтересованности и понимания результата данного процесса. Так, бухгалтер может не считать необходимым отслеживать на регулярной основе состояние расчётов с персоналом. Как следствие, такие долги могут расти и копиться годами.

Какие решения может предложить компания, специализирующаяся на предоставлении бухгалтерских услуг?

Аутсорсинговая компания воспринимает расчёты с подотчётными лицами у компаний-заказчиков как бизнес-процесс. Например, при обнаружении задолженности бухгалтер отправляет напоминание не только сотруднику, но и его операционному руководителю о необходимости вовремя подтвердить расходы в пользу компании.
Если же требуется, бухгалтер предоставляет руководителю компании информацию по просроченной дебиторской задолженности сотрудников. В случае существенной суммы долга, специалист предлагает дополнительные варианты контроля. В том числе ужесточение локальных политик по расходам, например, с помощью штрафов за их неисполнение.

Если говорить о Смарт Отчёте, то наши эксперты контролируют весь бизнес-процесс расчётов с подотчётными лицами и отслеживают соблюдение сроков предоставления авансовых отчётов. Это исключает риски возникновения просроченной задолженности сотрудников перед компанией.

Соответствует ли ваша компания всем обязательным требованиям к оператору персональных данных?

Получите чек-лист от экспертов «Бетерры» — и проверьте!

Скачивание начнется после отправки формы

Я соглашаюсь с условиями обработки персональных данных. Подробнее об обработке персональных данных – в Политике

Я хочу получать email рассылку с новостями "Бетерры"

Соответствует ли ваша компания всем обязательным требованиям к оператору персональных данных?

Получите чек-лист от экспертов «Бетерры» — и проверьте!

Соответствует ли ваша компания всем обязательным требованиям к оператору персональных данных?

Получите чек-лист от экспертов «Бетерры» — и проверьте!

Скачивание начнется после отправки формы

Я соглашаюсь с условиями обработки персональных данных. Подробнее об обработке персональных данных – в Политике

Я хочу получать email рассылку с новостями "Бетерры"

Соответствует ли ваша компания всем обязательным требованиям к оператору персональных данных?

Получите чек-лист от экспертов «Бетерры» — и проверьте!

Быстрая консультация