Что важно знать о просроченной дебиторской задолженности у сотрудников
13.11.2019
Сохранить / Распечатать
Неправильно организованный бизнес-процесс расчётов с подотчётными лицами мешает эффективному использованию оборотных средств. Поэтому компаниям стоит уделять особое внимание работе с дебиторской задолженностью сотрудников, а также следить за тем, чтобы она не становилась просроченной.
Оксана Александрова, ведущий эксперт Смарт Отчёта, ответила на часто задаваемые вопросы клиентов, связанные с задолженностью сотрудников по авансовым отчётам.
Какие могут быть последствия для компании при возникновении просроченной дебиторской задолженности?
Подотчётные средства, по которым сотрудник не отчитался в установленный срок, считаются просроченной дебиторской задолженностью. Организация вправе удержать долг из зарплаты или взыскать его в случае увольнения сотрудника. Однако для того, чтобы избежать конфликтов и, тем более, судебных разбирательств, компании далеко не всегда идут на такие меры.
Бывает, что организации не предпринимают действий по урегулированию ситуации. Например, сотрудники получают подотчётные средства, но могут не соблюдать сроки отчета по ним, установленные компанией, терять подтверждающие документы или забывать отчитываться о расходах. В результате накапливается дебиторская задолженность. В случае проверки эти суммы могут быть квалифицированы как займы сотрудникам, и компания будет оштрафована за то, что не исполнила обязанности налогового агента и не удержала налог с доходов физических лиц, полученных в виде беспроцентных займов. Именно поэтому важно мотивировать сотрудников предоставлять авансовые отчёты в срок и налаживать контроль в расчётах с подотчётными лицами.
Что делать, если сотрудник уволился, но его задолженность перед компанией не погашена?
При увольнении сотрудника необходимо знать, что, при наличии у него задолженности перед компанией, существует срок исковой давности, определённый для истребования. По истечении трёх лет такой долг признаётся безнадёжным, а значит взыскать средства не получится даже в судебном порядке.
Выходом из положения могут быть отправленные по почте уведомления бывшему сотруднику о том, что за ним числится задолженность. Тогда срок давности рассчитывается заново с каждой даты извещения. Если же после увольнения сотрудника и обнаружения его задолженности компания не в состоянии взыскать долг, необходимо представить в налоговую инспекцию справку о невозможности удержания НДФЛ. В случае проверки это будет доказательством того, что все попытки по удержанию налога компанией были предприняты.
Почему бухгалтер не замечает дебиторской задолженности сотрудников?
В бухгалтерии большой компании, где каждый специалист ведет свой участок, могут возникать трудности при коммуникации с сервисными подразделениями. Происходит это, когда сами бухгалтеры не воспринимают расчёты с подотчётными лицами как бизнес-процесс. Они выполняют стандартные задачи без заинтересованности и понимания результата данного процесса. Так, бухгалтер может не считать необходимым отслеживать на регулярной основе состояние расчётов с персоналом. Как следствие, такие долги могут расти и копиться годами.
Какие решения может предложить компания, специализирующаяся на предоставлении бухгалтерских услуг?
Аутсорсинговая компания воспринимает расчёты с подотчётными лицами у компаний-заказчиков как бизнес-процесс. Например, при обнаружении задолженности бухгалтер отправляет напоминание не только сотруднику, но и его операционному руководителю о необходимости вовремя подтвердить расходы в пользу компании.
Если же требуется, бухгалтер предоставляет руководителю компании информацию по просроченной дебиторской задолженности сотрудников. В случае существенной суммы долга, специалист предлагает дополнительные варианты контроля. В том числе ужесточение локальных политик по расходам, например, с помощью штрафов за их неисполнение.
Если говорить о Смарт Отчёте, то наши эксперты контролируют весь бизнес-процесс расчётов с подотчётными лицами и отслеживают соблюдение сроков предоставления авансовых отчётов. Это исключает риски возникновения просроченной задолженности сотрудников перед компанией.
Загрузка комментариев...
Вам может быть интересно
Дайджест новостей законодательства в области расчёта заработной платы за июль-август 2023 года
Скидка к тарифу взносов на травматизм на 2024 год
Социальный Фонд России и Министерство труда и социальной защиты РФ утвердили значения основных показателей по видам экономической деятельности на 2024 год.
Удаленная работа. Нужно ли отчитываться в службу занятости?
14 февраля 2022 года Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации внесло изменения и уточнения в приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 26.01. 2022 г. N 24 «О проведении оперативного мониторинга в целях обеспечения занятости населения», дополнив информацию, включенную в «Сведения о введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, о приостановке производства, а также об организации дистанционной (удаленной) работы».
Теперь не только в случае простоя или сокращения рабочего времени, но и при переводе сотрудников на дистанционный режим работы, организация должна предоставлять информацию по количеству таких работников в службу занятости.
Зачет переплаты по налогу на прибыль. Рекомендации экспертов
Большое количество компаний часто сталкиваются с переплатой по налогу на прибыль, в том числе при сдаче декларации по окончании года.
Налоговый кодекс РФ предоставляет организациям возможность зачета переплат по налогу на прибыль в счет погашения недоимки по налогам, сборам, страховым взносам, а также задолженности по пеням и штрафам.
Правительство определило 62 вида госконтроля для обязательного досудебного обжалования
Документ, в частности, касается государственного контроля за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
Ожидается, что запуск системы обязательного досудебного обжалования поможет более комфортному взаимодействию с госорганами, а также сократит издержки бизнеса и снизить нагрузку на суды.
С 1 марта обрабатывать разрешенные для распространения персональные данные следует по новым правилам
30 декабря 2020 года был опубликован закон от 30.12.2020 № 519-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее ПД), регламентирующий особенности обработки и распространения персональных данных, подлежащих раскрытию неопределенному кругу лиц (ранее — общедоступных персональных данных).
Цель введения нового регулирования – исключить бесконтрольное использование персональных данных пользователей интернет-ресурсов.
Изменения действуют в отношении российских и иностранных операторов, если деятельность их сайтов направлена на территорию РФ.
К персональным данным, к которым разрешен доступ неограниченного круга лиц, относится информация о человеке , которую публикуют в социальных сетях, на сайтах маркетинговых площадок, интернет платформах и в различных банках данных. Теперь размещать их в свободном доступе без отдельного согласия субъекта на это запрещено.
Нюансы, на которые стоит обратить внимание при заполнении отчета СЗВ-СТАЖ (по материалам судебной практики)
ПФР наложил штрафные санкции за недостоверные сведения в отчете. Компания, уволив 8 человек за прогулы, включила в форму СЗВ-СТАЖ периоды, когда сотрудники фактически работали. Прогулы, окончившиеся увольнением, в отчет не включались.
Обязанность у работодателя указывать в отчете по форме СЗВ-СТАЖ сведения о работающих у него застрахованных лицах сохраняется даже в том случае, если работник организации отсутствует на работе по невыясненной причине. Прогулы работника сами по себе не прерывают трудовые отношения между ним и работодателем, а статус работающего лица сохраняется до момента расторжения с работником трудового договора.
Кассация по делу об увольнении работника за прогул. Рекомендации при дистанционной работе.
Фабула дела
Алексей устроился программистом 1С в транспортную компанию. Однако в офисе ему не смогли предоставить рабочее место, оборудование и программные средства. Устно договорились о работе из дома, на собственном ноутбуке Алексея. Задачи он получал от руководителя через мессенджер. В офис его не вызывали, отчёты о выполнении заданий не запрашивали.
Из-за разногласий с руководством спустя три месяца Алексей был уволен за прогул. Работник оспорил увольнение через суд.
Первая инстанция и апелляция нарушений в увольнении не усмотрели, ведь по трудовому договору рабочее место сотрудника располагалось по адресу компании.
Пошаговая инструкция по заполнению авансового отчёта
Многие сотрудники регулярно получают денежные средства на целевые расходы: текущие, командировочные и представительские. Расходы оплачивают как из выданных, так и из личных средств. Все расходы должны иметь подтверждение о целевом использовании. Поэтому сотрудник заполняет и предоставляет в бухгалтерию авансовый отчёт с подтверждающими документами.
Бизнес-модель на все времена
a:2:{s:4:"TEXT";s:264:"Совсем недавно 100+ бухгалтеров аутсорсинга Бетерра оказывали услуги 120+ клиентам, работая в офисе. 23 марта 2020 года всё изменилось.";s:4:"TYPE";s:4:"TEXT";}
Всё дело в бизнес-модели: аутсорсинг бухгалтерии жизнеспособен в любые времена. Поэтому мы не только сами справляемся с ведением бизнеса в новых условиях, но и помогаем адаптироваться к ним своим партнёрам и клиентам.
Аутсорсинг или аутстаффинг — как выбрать
Сейчас на аутсорсинг можно отдать как рутинные функции, так и работу целых отделов: бухгалтерии, IT, маркетинга и так далее.
Если необходимо заменить сотрудника на время его отпуска или декрета — часто нанимают временного сотрудника. Такой сотрудник должен обладать необходимой квалификацией, но качество его работы и профессиональный уровень придется выяснять уже в процессе.
Аутсорсинг или аутстаффинг — есть ли разница
Вместе с Оксаной Александровой, экспертом Смарт Отчёта, мы решили разобраться, есть ли разница между популярными сегодня услугами аутсорсинга, аутстаффинга, лизинга персонала.
Аутстаффинг: Выведение сотрудников за штат. Работники трудоустраиваются в компанию, предоставляющую услуги аутстаффинга, которая берет на себя оплату труда и перечисление социальных налогов.
Алкоголь для бизнес-мероприятия: компенсируют ли расходы
Оксана Александрова, наш ведущий эксперт, пообщалась с подписчиками и ответила на вопросы о затратах на спиртные напитки как представительских.
"Я купил алкоголь для делового мероприятия. Но теперь в сомнениях, будут ли расходы на него считаться представительскими?" Будут при условии, что для делового мероприятия помимо алкогольных напитков заказана ещё и еда.
Судебные дела, связанные с расчётами с подотчётными лицами
Отсутствие регулярного контроля и роль человеческого фактора при нарушении бизнес-процесса по расчётам с подотчётными лицами могут приводить к нежелательным последствиям для организации.
Эксперты Смарт Отчёта разобрали судебные дела за последние несколько лет, связанные с авансовыми отчётами, чтобы показать, почему возникают риски судебных разбирательств, а также что это означает для бизнеса.
Смогут ли роботы заменить бухгалтеров?
«Почему бухгалтеры до сих пор обрабатывают первичные документы? А как же роботы?» — хороший вопрос в 2020 году.
Постоянный автор блога Смарт Отчёта Анна Брянцевская поговорила о роботизации и автоматизации обработки авансовых отчётов с экспертами сервиса Николаем Пушкиным и Ольгой Лидогостер.
Можно ли выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не вернул предыдущий аванс
Почему компании не стоит делать это регулярно, рассказала Оксана Александрова, ведущий эксперт Смарт Отчёта.
Представьте ситуацию, когда сотрудник непрерывно находится в командировках. Он не успевает вовремя подготовить отчёт по расходам, но при этом в поездке ему необходимы дополнительные средства.
О каких документах сотрудники чаще всего забывают при подготовке авансового отчета
Интересно, какие подтверждающие документы сотрудники зачастую забывают предоставлять? Ответы знают эксперты Смарт Отчёта.
«Как правильно оформить авансовый отчёт?» — вот что волнует сотрудников по окончании командировки или завершения представительского мероприятия.
Кто проводит в командировках больше всего времени?
Более 19,9 млрд долларов было потрачено на командировки в 2017 году.
Давайте рассмотрим, работники каких отраслей чаще других бывают в командировках, а также узнаем, с чего стоит начать оптимизацию расчётов с подотчётными лицами.
Что такое политика по командировкам и зачем она нужна
Компании разрабатывают политики по командировкам, чтобы контролировать свои расходы.
Оксана Александрова, ведущий эксперт Смарт Отчёта, ответила на часто задаваемые вопросы о политике по командировкам, а также рассказала, почему компании должны поддерживать её в актуальном состоянии.
Почему расчёты с подотчётными лицами — бизнес-процесс
Бизнес-процесс состоит из последовательных поэтапных действий, направленных на преобразование входящей информации в результат на выходе.
Давайте рассмотрим, какие сложности возникают, если сотрудники компании не воспринимают расчёты с подотчётными лицами как бизнес-процесс. А также то, как введение точек контроля может положительно повлиять на эффективность работы компании.