Бизнес-модель на все времена
13.04.2020
Сохранить / Распечатать
Совсем недавно 100+ бухгалтеров аутсорсинга Бетерра оказывали услуги 120+ клиентам, работая в офисе. 23 марта 2020 года всё изменилось. Компания перешла на режим обязательной удалённой работы для всех сотрудников. Но ощущения разобщённости нет. Работа движется.
Всё дело в бизнес-модели: аутсорсинг бухгалтерии жизнеспособен в любые времена. Поэтому мы не только сами справляемся с ведением бизнеса в новых условиях, но и помогаем адаптироваться к ним своим партнёрам и клиентам. Расскажем, как и почему.
Гибкие бизнес-процессы
Ведение учёта большого числа компаний из разных отраслей хорошо развивает гибкость и способность работать без снижения эффективности в любой обстановке. Под каждого клиента мы выстраиваем бизнес-процесс с учётом специфики его деятельности. Поэтому не боимся новых вводных и готовы к переменам.
При этом выстроенный бизнес-процесс остаётся неизменным. Модифицируются отдельные процедуры, дополняется рабочий инструментарий. Объяснение этому простое: аутсорсинговая модель предполагает удалённость от бизнеса клиентов и постоянную связь с ними в режиме 24/7.
В отличие от привычной бухгалтерии, поделённой на участки учёта, мы берём на себя целиком весь бизнес-процесс, поэтому клиенты могут не заниматься выстраиванием коммуникаций. Мы предложим комфортный режим взаимодействия и будем на связи не только с сотрудниками, но и с руководителями, оперативно отвечая на возникающие вопросы.
Полная взаимозаменяемость
Модель аутсорсинга бухгалтерии требует большого числа сотрудников с близким функционалом. Все они взаимозаменяемы. В этом — причина устойчивости структуры. Болезни сотрудников, отпуска, в том числе декретные, не критичны для общего бизнес-процесса.
К слову, удалённый формат у нас был протестирован раньше — в ходе расширения офиса в Санкт-Петербурге. Алгоритмы дистанционной формы занятости закреплены и в процессе организации работы тех сотрудников, которые решили оказывать бухгалтерские услуги из дома в период отпуска по уходу за ребёнком. Сегодня эта практика оказался очень полезной.
Технические решения
Одновременный переход всех бухгалтеров на режим home office повлёк увеличение нагрузки на серверное оборудование. ИТ-специалисты настроили всем сотрудникам удалённое подключение к серверам, которое позволяет бухгалтерам работать и пользоваться информационными ресурсами компании из дома. При этом применяются технологии VPN (подключения через шифрованную виртуальную сеть) и TeamViewer (обеспечения удалённого доступа к серверу с любого рабочего стола).
Настройка сетевого оборудования для улучшения его производительности и организация бесперебойной удалённой работы 400+ сотрудников всех сервисных линий компании заняли несколько дней.
Электронный документооборот
Сегодня, как и до пандемии, документооборот с клиентами у нас преимущественно электронный. Файлы передаются через файлообменные сервисы, согласованные с клиентами. Хотя полностью исключить бумажный документооборот невозможно: законодательство о бухгалтерском учёте предписывает подтверждать данные учёта оригиналами документов.
На период самоизоляции нам пришлось ограничить работу с оригиналами документов — она сведена к обмену электронными копиями. Но бухгалтеры очень внимательно проверяют первичные документы в электронном виде, чтобы свести к нулю риски их отклонения налоговыми органами.
Клиенты, которые раньше не были готовы к обмену электронными копиями, под влиянием внешних обстоятельств начинают осваивать такую форму документооборота. Для многих компаний это уже привычная схема. Поэтому на выстраивание работы в новых условиях ушло всего два дня. В результате каждый бухгалтер планирует свои ежедневные задачи с учётом такого взаимодействия внутри сервисной команды и успевает сделать всё вовремя.
Сейчас в компании установлен список сотрудников, которые с определенной периодичностью приезжают в офис. Бухгалтеры сортируют и сканируют документы для дальнейшей обработки, поскольку часть документов продолжает поступать в бумажном виде. Также работать полностью удалённо не могут службы, отвечающие за функционирование офиса, — IT, секретари на ресепшен, курьеры. Всем этим сотрудникам организован допуск в офис.
Надежные каналы взаимодействия
В вопросах взаимодействия с клиентами переход бухгалтеров на дистанционную работу мало что изменил. Взаимодействие по-прежнему осуществляется в основном по электронной почте. А вот для решения срочных вопросов теперь чаще используются skype-конференции.
Для профессиональных коммуникаций между коллегами-бухгалтерами в докарантинные времена электронные посредники были не нужны. Сотрудники работали в офисе. А сегодня общение по рабочим вопросам перенесено в чаты приложений WhatsApp и Telegram.
Инструментов, применяемых в работе, стало больше. И чаще приходится переключаться между разными задачами. Но нам не привыкать: благодаря работе одновременно с несколькими клиентами многозадачность для нас — традиционный режим.
Загрузка комментариев...
Вам может быть интересно
Пошаговая инструкция по заполнению авансового отчёта
Многие сотрудники регулярно получают денежные средства на целевые расходы: текущие, командировочные и представительские. Расходы оплачивают как из выданных, так и из личных средств. Все расходы должны иметь подтверждение о целевом использовании. Поэтому сотрудник заполняет и предоставляет в бухгалтерию авансовый отчёт с подтверждающими документами.
Аутсорсинг или аутстаффинг — как выбрать
Сейчас на аутсорсинг можно отдать как рутинные функции, так и работу целых отделов: бухгалтерии, IT, маркетинга и так далее.
Если необходимо заменить сотрудника на время его отпуска или декрета — часто нанимают временного сотрудника. Такой сотрудник должен обладать необходимой квалификацией, но качество его работы и профессиональный уровень придется выяснять уже в процессе.
Судебные дела, связанные с расчётами с подотчётными лицами
Отсутствие регулярного контроля и роль человеческого фактора при нарушении бизнес-процесса по расчётам с подотчётными лицами могут приводить к нежелательным последствиям для организации.
Эксперты Смарт Отчёта разобрали судебные дела за последние несколько лет, связанные с авансовыми отчётами, чтобы показать, почему возникают риски судебных разбирательств, а также что это означает для бизнеса.
Смогут ли роботы заменить бухгалтеров?
«Почему бухгалтеры до сих пор обрабатывают первичные документы? А как же роботы?» — хороший вопрос в 2020 году.
Постоянный автор блога Смарт Отчёта Анна Брянцевская поговорила о роботизации и автоматизации обработки авансовых отчётов с экспертами сервиса Николаем Пушкиным и Ольгой Лидогостер.
О каких документах сотрудники чаще всего забывают при подготовке авансового отчета
Интересно, какие подтверждающие документы сотрудники зачастую забывают предоставлять? Ответы знают эксперты Смарт Отчёта.
«Как правильно оформить авансовый отчёт?» — вот что волнует сотрудников по окончании командировки или завершения представительского мероприятия.
Кто проводит в командировках больше всего времени?
Более 19,9 млрд долларов было потрачено на командировки в 2017 году.
Давайте рассмотрим, работники каких отраслей чаще других бывают в командировках, а также узнаем, с чего стоит начать оптимизацию расчётов с подотчётными лицами.
Что важно знать о просроченной дебиторской задолженности у сотрудников
Неправильно организованный бизнес-процесс расчётов с подотчётными лицами мешает эффективному использованию оборотных средств.
Оксана Александрова, ведущий эксперт Смарт Отчёта, ответила на часто задаваемые вопросы клиентов, связанные с задолженностью сотрудников по авансовым отчётам.
Почему расчёты с подотчётными лицами — бизнес-процесс
Бизнес-процесс состоит из последовательных поэтапных действий, направленных на преобразование входящей информации в результат на выходе.
Давайте рассмотрим, какие сложности возникают, если сотрудники компании не воспринимают расчёты с подотчётными лицами как бизнес-процесс. А также то, как введение точек контроля может положительно повлиять на эффективность работы компании.