Роструд на своем официальном сайте в разделе «Онлайниспекция» на вопрос работодателя о направлении расчетных листков сотрудникам через Whatsapp ответил, что нормами действующего законодательства выдача работникам расчетных листов с помощью мессенджера WhatsApp не предусмотрена.
Обязанность выдавать работникам расчетные листки закреплена статьей 136 ТК РФ. Работодатель сам утверждает форму расчетного листка, но порядок его выдачи законодательно не установлен.
По мнению чиновников Минтруда и Роструда, рассылка расчетных листков сотрудникам по электронной почте допускается. При этом, ссылаясь ч. 1 ст. 136 ТК РФ обосновывают свой ответ следующим образом:
«при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, о размерах и об основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Однако такой ответ не содержит разъяснений, почему рассылка письменной формы расчетного листка по электронной почте — допустима, а посредством мессенджеров — законодательно не предусмотрена, несмотря на то, способы рассылки расчетного листка не установлены законодательно. Почему письменной формой данного документа считается расчетный листок, направленный сотруднику по электронной почте, а не отправленный через мессенджер.
Если работодатель хочет использовать мессенджеры в качестве канала коммуникаций по заработной плате с сотрудниками, мы рекомендуем зафиксировать условие о возможности такого извещения работников в трудовом договоре или в локальном нормативном акте компании, коллективном договоре.
Также работодатели могут задать на официальных сайтах Роструда или Минтруда развернутый вопрос с учетом уточняющей информации в отношении «закрепления» положения о возможности использовать мессенджеры, как вид связи для рассылки расчетных листков,
Напомним также, что за невыдачу расчетного листка может быть назначен штраф (ст. 5.27 КоАП РФ): от 30 до 50 тыс. руб. на компанию, от 1 до 5 тыс. руб. на должностное лицо организации или на ИП-работодателя.