Новый порядок хранения архивных документов
27.09.2023
Сохранить / Распечатать
17 сентября 2023 года вступил в силу приказ Федерального архивного агентства (Росархива), утвердивший новые правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов. Действующий ранее Порядок хранения архивных документов, утверждённый приказом Минкультуры РФ, утратил силу.
Теперь сдать документы на хранение в государственный архив необходимо не раньше, чем через один год и не позже, чем через три года после окончания их обработки. В архив передаются документы, для которых установлен постоянный срок* хранения ( «до ликвидации организации»**) и длительный срок хранения*** (свыше 10 лет).
Документы со сроком хранения до 10 лет в архив сдавать не обязательно — компании могут хранить самостоятельно, а по окончанию установленного срока хранения — провести экспертизу и уничтожить. Если компания приняла решение хранить документы таким образом, необходимо оборудовать специальное изолированное помещение под архив, соответствующее специальным требованиям. Следует назначить сотрудника, ответственного за организацию хранения, комплектования, учёта архивных документов, и регламентировать порядок организации архива локальным нормативным актом компании.
Архивные документы разрешается передавать по договору на хранение специализированным компаниям, у которых хранение архивных документов закреплено в уставе. Это относится как к электронным документам, так и к бумажным.
Требования к оформлению дел на бумажных носителях практически не претерпели изменений.
Электронные документы можно хранить на физически обособленных носителях и (или) в специальной системе хранения электронных данных (СХЭД), которая совместима с системой электронного документооборота организации и интегрирована в систему электронного документооборота.
Комментарий экспертов Бетерры
* Постоянный срок хранения означает, что для негосударственных компаний документы необходимо хранить постоянно, но не меньше 10 лет. В случае ликвидации компании раньше этого срока, документы следует передать на хранение до окончания десятилетнего срока хранения в архив.
** Хранение «До ликвидации организации» означает, что документы должны храниться в компании до её ликвидации, независимо от того, через сколько лет она наступила. Перед уничтожением по этим документам проводят экспертизу ценности и определяют возможность включения в государственный архив.
*** Документы по личному составу хранят 50/75 лет — законченные делопроизводством до 1 января 2003 года — в течение 75 лет, а те, которые завершены после 1 января 2003 года — 50 лет.
Как только указанные выше сроки хранения документов по личному составу, истекут, государственные и муниципальные архивы проводят экспертизу ценности.
При ликвидации компании законченные дела включаются в её архивный фонд. Ликвидационная комиссия либо ликвидатор обязаны передать архивные документы и документы по личному составу, и документы, по которым сроки временного хранения ещё не истекли, в соответствующий государственный или муниципальный архив по договору между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и государственным или муниципальным архивом. Документы нужно передать в упорядоченном состоянии, организованном ликвидационной комиссией или ликвидатором.
Источник информации:
Приказ Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года № 77
Приказ Минкультуры России от 8 августа 2023 года N 2367
Загрузка комментариев...
Вам может быть интересно
Дайджест новостей в налоговом и бухгалтерском учёте за октябрь 2023 года
I.Налог на прибыль
1.Изменение формы налогового расчёта сумм доходов, выплаченных иностранным организациям, и сумм удержанных налогов.
Дайджест новостей в налоговом и бухгалтерском учёте за август-сентябрь 2023 год
I.Налог на прибыль
1.Налог на сверхприбыль крупных компаний
Дайджест наиболее значимой правовой информации в области трудового и миграционного законодательства За III квартал 2023 года
I.НОВОСТИ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
Штрафы за нарушения воинского учёта
Дайджест новостей законодательства в области расчёта заработной платы за июль-август 2023 года
Скидка к тарифу взносов на травматизм на 2024 год
Социальный Фонд России и Министерство труда и социальной защиты РФ утвердили значения основных показателей по видам экономической деятельности на 2024 год.
Об изменениях в правилах воинского учёта. Информация для работодателей
С 5 августа 2023 года вступили в силу изменения в Положении о воинском учёте, внесённые Постановлением Правительства РФ от 25 июля 2023 года № 1211.
Рассказываем, как новый порядок коснулся работодателей.
Дайджест новостей в налоговом и бухгалтерском учёте за июль 2023 года
I.Налог на прибыль
Повышающий коэффициент для высокотехнологичного оборудования
Обзор изменений законодательства по налогообложению прибыли контролируемых иностранных компаний за II квартал 2023 года
Разъяснения о порядке налогообложения прибыли КИК за 2022-2025 годы в связи с введением пунктов 1.2 и 1.3 статьи 25.15 НК РФ
В декабре 2022 года Федеральный закон № 565-ФЗ изменил статью 25.15 «Порядок учёта прибыли контролируемой иностранной компании при налогообложении» Налогового Кодекса РФ, добавив подпункты 1.2 и 1.3, которые дают возможность возможность при корректировке прибыли КИК за 2022 – 2025 годы учитывать вместо величины дивидендов (распределенной прибыли) сумму прибыли КИК, рассчитанной в соответствии со статьёй 309.1 НК РФ. Для этого должны одновременно соблюдаться ряд условий.
Дайджест новостей в налоговом и бухгалтерском учёте за май-июнь 2023 года
1.Учёт положительной курсовой разницы на конец 2022 года при расчёте отрицательной курсовой разницы в 2023 году
Федеральная налоговая служба в декабре 2022 года указывала, что при превышении на конец 2022 года положительных курсовых разниц над отрицательными, они будут учитываться при исчислении налоговой базы в налоговом периоде, в котором происходит погашение соответствующего обязательства.
Обзор правоприменительной практики в области трудового права за II квартал 2023 года
Оплата сверхурочной работы
Конституционный Суд РФ признал неконституционными нормы части 1 статьи 152 Трудового Кодекса, которые касаются оплаты сверхурочной работы исходя только из тарифной ставки или оклада без учёта компенсационных и стимулирующих выплат.
Дайджест наиболее значимой правовой информации в области трудового и миграционного законодательства За II квартал 2023 года
I.НОВОСТИ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
Смягчены требования при трудоустройстве несовершеннолетних
Дайджест наиболее значимой правовой информации в области трудового и миграционного законодательства За I квартал 2023 года
I.НОВОСТИ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
Правительство расширило перечень оснований для внеплановых проверок Роскомнадзором
Изменения в работе с Роскомнадзором
Мы уже рассказывали вам о существенных изменениях в законодательстве, которые коснулись обработки персональных данных.
Первые нововведения, которые коснулись работы операторов персональных данных, действуют с 01 сентября 2022 года на основании Федерального закона 226-ФЗ. Этот закон перевёл из рекомендательных в перечень обязательных к применению требования статьи 18.1 Закона № 152-ФЗ.
Дайджест новостей в налоговом и бухгалтерском учёте за февраль-апрель 2023 года
I.НДС
1.Подтверждение нулевой ставки НДС при экспорте товаров, цена на которые изменилась после их выпуска.
Применение ставки 0% по налогу на прибыль для IT компаний
Федеральная налоговая служба дала разъяснения по пункту 1.15 статьи 284 Налогового кодекса РФ в связи с возникающими вопросами в отношении применения IT-компаниями пониженной ставки 0% по налогу на прибыль.
1.Может ли компания, которая была аккредитована в июле 2022 года, ретроспективно с начала года применять нулевую ставку по налогу на прибыль?
Дайджест новостей в налоговом и бухгалтерском учёте за январь 2023 года
I.Налог на прибыль
1.Налогообложение курсовых разниц
Декларационная кампания-2023
С 1 января 2023 года стартовала ежегодная декларационная кампания, в ходе которой налогоплательщики – физические лица должны отчитаться в налоговую инспекцию о доходах, полученных в 2022 году.
Ниже – ответы на самые важные вопросы, касающиеся этой кампании.
Новые размеры пособий, компенсаций и социальных выплат
В начале каждого года государство индексирует социальные выплаты в соответствии с уровнем инфляции.
Напомним, что с начала этого года был повышен минимальный размер оплаты труда, размер прожиточного минимума и страховые пенсии для неработающих пенсионеров. Соответственно, размеры выплат, которые основаны на МРОТ, также изменились.
Дайджест наиболее значимой правовой информации в области трудового и миграционного законодательства за IV квартал 2022 года
I. НОВОСТИ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
Поправки о дополнительных выходных днях для лиц, ухаживающих за детьми-инвалидами
Дайджест новостей в налоговом и бухгалтерском учёте за декабрь 2022 года
I. Налог на добавленную стоимость
1. НДС при оказании электронных услуг в государствах-членах ЕАЭС*
Новые формы уведомлений в отношении персональных данных
Роскомнадзор в конце октября прошлого года утвердил новые формы уведомлений с учетом поправок к Закону о персональных данных.
С 1 сентября 2022 года необходимо подавать следующие уведомления: