Что такое политика по командировкам и зачем она нужна
27.11.2019
Сохранить / Распечатать
Компании разрабатывают политики по командировкам, чтобы контролировать свои расходы. В таких локальных документах подробно прописываются рекомендации по организации служебных поездок, обязанности сотрудника, корректный способ оформления авансовых отчётов и сроки их представления.
Оксана Александрова, ведущий эксперт Смарт Отчёта, ответила на часто задаваемые вопросы о политике по командировкам, а также рассказала, почему компании должны поддерживать её в актуальном состоянии.
Зачем нужна политика по командировкам?
Политика по командировкам регламентирует все аспекты, которые касаются служебных поездок сотрудников: процесс документооборота, лимиты расходов, сроки представления авансовых отчётов. Например, в этом документе может указываться, как сотрудник должен бронировать отели и приобретать билеты на самолёт или поезд. Также политика может определять допустимый класс обслуживания и способ передвижения во время поездки, устанавливать административные санкции за несоблюдение требований компании.
Политика по командировкам полезна и в случае проверки, проводимой налоговыми органами. Если возникают вопросы к расходам сотрудника в поездке, компания аргументирует их целесообразность при помощи такого локального документа и минимизирует риски, связанные с доначислениями налогов и штрафами.
Кто составляет политику по командировкам?
Составление такого документа требует полной осведомлённости о правилах компании в отношении расходов, совершаемых в бизнес-целях. Поэтому его разрабатывают HR-менеджеры, в задачи которых входит внедрение корпоративных процедур, совместно с финансовым отделом, отвечающим за учёт в компании. В процессе работы её могут согласовывать с другими структурными подразделениями, а утверждает итоговый документ руководитель компании. Политика по командировкам, подготовленная с учётом тщательного анализа расчётов с подотчётными лицами, необходима для контроля финансовых ресурсов.
Как оформлять политику по командировкам?
Политика по командировкам — это локальный документ, оформленный в соответствии со стандартами компании. Он должен включать в себя ряд обязательных реквизитов, но его главная цель — соотнести принятый в компании подход к расходам с требованиями законодательства, а также быть понятным и иметь практическую ценность для сотрудников.
Почему необходимо отслеживать актуальность политики по командировкам?
Модернизация бизнес-процесса расчётов с подотчётными лицами в организации может потребовать изменения процедуры документооборота. Так, уже сейчас многие компании перешли на использование корпоративных карт, чтобы оперативно отслеживать расходы сотрудников, или внедряют автоматизированные сервисы, которые позволяют передавать чеки и квитанции бухгалтеру непосредственно из места командировки, получая сразу подтверждение от руководителя. Такие способы документооборота должны быть зафиксированы в локальном документе, чтобы исключить ошибки сотрудников при оформлении авансовых отчётов.
Загрузка комментариев...
Вам может быть интересно
Дайджест новостей законодательства в области расчёта заработной платы за июль-август 2023 года
Скидка к тарифу взносов на травматизм на 2024 год
Социальный Фонд России и Министерство труда и социальной защиты РФ утвердили значения основных показателей по видам экономической деятельности на 2024 год.
Удаленная работа. Нужно ли отчитываться в службу занятости?
14 февраля 2022 года Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации внесло изменения и уточнения в приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 26.01. 2022 г. N 24 «О проведении оперативного мониторинга в целях обеспечения занятости населения», дополнив информацию, включенную в «Сведения о введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, о приостановке производства, а также об организации дистанционной (удаленной) работы».
Теперь не только в случае простоя или сокращения рабочего времени, но и при переводе сотрудников на дистанционный режим работы, организация должна предоставлять информацию по количеству таких работников в службу занятости.
Зачет переплаты по налогу на прибыль. Рекомендации экспертов
Большое количество компаний часто сталкиваются с переплатой по налогу на прибыль, в том числе при сдаче декларации по окончании года.
Налоговый кодекс РФ предоставляет организациям возможность зачета переплат по налогу на прибыль в счет погашения недоимки по налогам, сборам, страховым взносам, а также задолженности по пеням и штрафам.
Правительство определило 62 вида госконтроля для обязательного досудебного обжалования
Документ, в частности, касается государственного контроля за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
Ожидается, что запуск системы обязательного досудебного обжалования поможет более комфортному взаимодействию с госорганами, а также сократит издержки бизнеса и снизить нагрузку на суды.
С 1 марта обрабатывать разрешенные для распространения персональные данные следует по новым правилам
30 декабря 2020 года был опубликован закон от 30.12.2020 № 519-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее ПД), регламентирующий особенности обработки и распространения персональных данных, подлежащих раскрытию неопределенному кругу лиц (ранее — общедоступных персональных данных).
Цель введения нового регулирования – исключить бесконтрольное использование персональных данных пользователей интернет-ресурсов.
Изменения действуют в отношении российских и иностранных операторов, если деятельность их сайтов направлена на территорию РФ.
К персональным данным, к которым разрешен доступ неограниченного круга лиц, относится информация о человеке , которую публикуют в социальных сетях, на сайтах маркетинговых площадок, интернет платформах и в различных банках данных. Теперь размещать их в свободном доступе без отдельного согласия субъекта на это запрещено.
Нюансы, на которые стоит обратить внимание при заполнении отчета СЗВ-СТАЖ (по материалам судебной практики)
ПФР наложил штрафные санкции за недостоверные сведения в отчете. Компания, уволив 8 человек за прогулы, включила в форму СЗВ-СТАЖ периоды, когда сотрудники фактически работали. Прогулы, окончившиеся увольнением, в отчет не включались.
Обязанность у работодателя указывать в отчете по форме СЗВ-СТАЖ сведения о работающих у него застрахованных лицах сохраняется даже в том случае, если работник организации отсутствует на работе по невыясненной причине. Прогулы работника сами по себе не прерывают трудовые отношения между ним и работодателем, а статус работающего лица сохраняется до момента расторжения с работником трудового договора.
Кассация по делу об увольнении работника за прогул. Рекомендации при дистанционной работе.
Фабула дела
Алексей устроился программистом 1С в транспортную компанию. Однако в офисе ему не смогли предоставить рабочее место, оборудование и программные средства. Устно договорились о работе из дома, на собственном ноутбуке Алексея. Задачи он получал от руководителя через мессенджер. В офис его не вызывали, отчёты о выполнении заданий не запрашивали.
Из-за разногласий с руководством спустя три месяца Алексей был уволен за прогул. Работник оспорил увольнение через суд.
Первая инстанция и апелляция нарушений в увольнении не усмотрели, ведь по трудовому договору рабочее место сотрудника располагалось по адресу компании.
Аутсорсинг или аутстаффинг — есть ли разница
Вместе с Оксаной Александровой, экспертом Смарт Отчёта, мы решили разобраться, есть ли разница между популярными сегодня услугами аутсорсинга, аутстаффинга, лизинга персонала.
Аутстаффинг: Выведение сотрудников за штат. Работники трудоустраиваются в компанию, предоставляющую услуги аутстаффинга, которая берет на себя оплату труда и перечисление социальных налогов.
Алкоголь для бизнес-мероприятия: компенсируют ли расходы
Оксана Александрова, наш ведущий эксперт, пообщалась с подписчиками и ответила на вопросы о затратах на спиртные напитки как представительских.
"Я купил алкоголь для делового мероприятия. Но теперь в сомнениях, будут ли расходы на него считаться представительскими?" Будут при условии, что для делового мероприятия помимо алкогольных напитков заказана ещё и еда.
Можно ли выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не вернул предыдущий аванс
Почему компании не стоит делать это регулярно, рассказала Оксана Александрова, ведущий эксперт Смарт Отчёта.
Представьте ситуацию, когда сотрудник непрерывно находится в командировках. Он не успевает вовремя подготовить отчёт по расходам, но при этом в поездке ему необходимы дополнительные средства.
Что важно знать о просроченной дебиторской задолженности у сотрудников
Неправильно организованный бизнес-процесс расчётов с подотчётными лицами мешает эффективному использованию оборотных средств.
Оксана Александрова, ведущий эксперт Смарт Отчёта, ответила на часто задаваемые вопросы клиентов, связанные с задолженностью сотрудников по авансовым отчётам.