Как учитывать расходы на каршеринг?
09.10.2020
Сохранить / Распечатать
Каршеринг — это удобный способ перемещения по городу для разъездных сотрудников или, например, в командировке. Безусловное преимущество каршеринга, особенно в Москве — нет необходимости оплачивать парковку, автомобиль можно оставить на городской парковке бесплатно. Не нужно платить за бензин, техобслуживание и мыть машину. Соответственно, уже меньше чеков с автозаправок и сервисов технического обслуживания. Арендовать каршеринг просто — работник находит и оплачивает автомобиль для служебной поездки через мобильное приложение, а компания компенсирует затраты. Сегодня расскажем, как работодателю учесть расходы сотрудника на каршеринг.
Работникам каршеринг приходит на помощь при разъездном характере работы, поездках на встречи из офиса и, конечно, в командировках. В каждом из перечисленных случаев будут свои особенности компенсации расходов.
Разъездной характер работы и каршеринг.
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, сотрудникам, чья работа имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками. Законодательством не ограничивается, каким видом транспорта должен пользоваться сотрудник. Соответственно, есть выбор — такси, каршеринг или личный автомобиль. При ОСН расходы на аренду автомобиля можно отнести к компенсации затрат, связанных с выполнением сотрудников своих трудовых обязанностей. То есть учесть, как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Для компаний и на общем, и на упрощённом режиме налогообложения «доходы минус расходы», затраты на каршеринг можно отнести к расходам на содержание служебного транспорта.
Каршеринг для офисных служащих.
Компенсировать расходы на использование каршеринга для офисных сотрудников компания не обязана. Если работодатель считает нужным возмещать работникам затраты на аренду автомобиля для деловых встреч, то такую возможность лучше зафиксировать в локальном акте. В этом случае компенсацию проезда можно учитывать в УСН и ОСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы».
Каршеринг в командировке.
Работодатель обязан возместить сотруднику затраты на аренду каршеринга для проезда до вокзала или аэропорта для отбытия в командировку и обратно. Расходы на аренду автомобиля в месте командирования компенсируются только в том случае, если есть предварительная договорённость с работодателем. Оплату проезда командированного работника на аренду каршеринга можно учесть в составе командировочных расходов. В соответствии со ст. 217 налогового кодекса суммы для компенсации расходов для проезда к месту командировки и обратно, НДФЛ не облагаются.
Для учёта расходов на каршеринг потребуются следующие документы:
- Договор аренды автомобиля. Прежде чем воспользоваться услугами каршеринга, пользователь должен зарегистрироваться в системе и принять условия договора-оферты. Этот документ можно найти на сайте каршеринговой компании или в личном кабинете в приложении. Для отчётности потребуется распечатанный договор и скриншот аккаунта.
- Чек об оплате каршеринга. Приходит по электронной почте после оплаты, а также в личный кабинет.
- Скриншот отчёта о поездке. Находится в разделе "Поездки"/"История поездок". Его сотрудник распечатывает и подаёт в бухгалтерию с остальными документами.
- Авансовый отчёт (для командированных сотрудников).
- Служебная записка. Потребуется в том случае, если работник оплачивает каршеринг из собственных средств.
Расскажите в комментариях об опыте использования каршеринга вашими сотрудниками. С какими подводными камнями сталкивалась ваша организация при компенсации расходов на аренду автомобиля.
Загрузка комментариев...
Вам может быть интересно
Дайджест новостей в налоговом и бухгалтерском учёте за август-сентябрь 2023 год
I.Налог на прибыль
1.Налог на сверхприбыль крупных компаний
Дайджест новостей законодательства в области расчёта заработной платы за июль-август 2023 года
Скидка к тарифу взносов на травматизм на 2024 год
Социальный Фонд России и Министерство труда и социальной защиты РФ утвердили значения основных показателей по видам экономической деятельности на 2024 год.
Дайджест новостей в налоговом и бухгалтерском учёте за июль 2023 года
I.Налог на прибыль
Повышающий коэффициент для высокотехнологичного оборудования
Дайджест новостей в налоговом и бухгалтерском учёте за май-июнь 2023 года
1.Учёт положительной курсовой разницы на конец 2022 года при расчёте отрицательной курсовой разницы в 2023 году
Федеральная налоговая служба в декабре 2022 года указывала, что при превышении на конец 2022 года положительных курсовых разниц над отрицательными, они будут учитываться при исчислении налоговой базы в налоговом периоде, в котором происходит погашение соответствующего обязательства.
Дайджест новостей в налоговом и бухгалтерском учёте за февраль-апрель 2023 года
I.НДС
1.Подтверждение нулевой ставки НДС при экспорте товаров, цена на которые изменилась после их выпуска.
Дайджест новостей в налоговом и бухгалтерском учёте за январь 2023 года
I.Налог на прибыль
1.Налогообложение курсовых разниц
Дайджест новостей законодательства в области расчёта заработной платы за январь 2023 года
I.ИЗМЕНЕНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
НДФЛ за счёт работодателя
Дайджест новостей в налоговом и бухгалтерском учёте за декабрь 2022 года
I. Налог на добавленную стоимость
1. НДС при оказании электронных услуг в государствах-членах ЕАЭС*
Дайджест новостей в налоговом и бухгалтерском учёте за ноябрь 2022 года
I. Налоговый контроль
1. Прекращение аккредитации филиалов и представительств иностранных юридических лиц, работающих в Российской Федерации
Дайджест новостей в налоговом и бухгалтерском учёте за сентябрь-октябрь 2022 года
Новая форма декларации по налогу на прибыль
Приказом Федеральной Налоговой Службы России в форму декларации по налогу на прибыль, а также в порядок её заполнения и формат представления в электронной форме внесены изменения.
Налоговые резиденты и нерезиденты: изменение статуса в течение календарного года и ставка НДФЛ
Ближе к окончанию календарного года для работодателя становится актуальна тема определения налогового статуса работника, а также корректность расчёта и удержания НДФЛ в соответствии с его статусом.
Напомним, что налогообложение доходов физических лиц не зависит от гражданства этих лиц, а зависит от их налогового статуса и от вида полученного ими дохода.
Расчеты с сотрудниками в международных компаниях
Не секрет, что в сложившейся за последние полгода экономической и внешнеполитической ситуации многие международные компании столкнулись с форс-мажорными обстоятельствами – трудности логистики, колебания курсов валют, возникшие из-за санкций со стороны иностранных банков сложности с финансированием и перечислением заработной платы сотрудникам – российским гражданам, проживающим на территории РФ.
На конкретном примере в нашей статье хотим рассказать вам о возможных вариантах решений при расчетах с персоналом в иностранных организациях, работающих сейчас в России.
IT компания прекращает работу. Что с налоговыми льготами?
IT компания прекращает работу. Что с налоговыми льготами? С 2021 года российские компании, аккредитованные как разработчики программного обеспечения, получили право применять льготный порядок налогообложения налогом на прибыль и пониженные тарифы страховых взносов.
Весной 2022 года ранее установленные льготы, так называемый “налоговый IT-маневр”, были дополнены новыми преференциями для российских компаний сектора информационных технологий.
Дайджест новостей в налоговом и бухгалтерском учете за июль 2022 года
1.Доходы, связанные с выплатами иностранному участнику ООО. Проценты при прощении кредита (займа)
Федеральный закон от 14 июля 2022 года № 323-ФЗ внес целый ряд изменений в Налоговый Кодекс РФ.
Дайджест новостей в налоговом и бухгалтерском учете за июнь 2022 года
Доходы, не учитываемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль
Федеральный Закон № 196-ФЗ дополнил пункт 1 статьи 251 Налогового Кодекса РФ подпунктом 64, в соответствии с которым, при расчете налога на прибыль не учитываются доходы в виде имущества, безвозмездно полученного организацией, если законодательством Российской Федерации на данную организацию возложена обязанность по принятию в собственность такого имущества. Изменения вступят в силу 1 января 2023 года.
Зачет переплаты по налогу на прибыль. Рекомендации экспертов
Большое количество компаний часто сталкиваются с переплатой по налогу на прибыль, в том числе при сдаче декларации по окончании года.
Налоговый кодекс РФ предоставляет организациям возможность зачета переплат по налогу на прибыль в счет погашения недоимки по налогам, сборам, страховым взносам, а также задолженности по пеням и штрафам.
Временный перевод работников в другие организации
В сложившейся политической и экономической ситуации многие компании в России вынуждены приостанавливать свою деятельность.
Чтобы не увольнять сотрудников, работодатели теперь могут осуществлять временный перевод работников на работу в другие компании, не расторгая трудовые договоры по старому месту работы. Правила временного перевода были утверждены Постановлением правительства РФ № 511 от 30 марта 2022 года с целью поддержки российской экономики и населения.
Дайджест основных новостей в налоговом и бухгалтерском учете за апрель-май 2022 года
Передача комплекса исключительных прав по франшизе не облагается НДС
Федеральный закон 97-ФЗ от 16 апреля 2022 года дополнил список операций, не облагаемых НДС на территории Российской Федерации.
Иностранная компания приняла решение об остановке деятельности в России: как платить работникам?
Около четырехсот международных компаний за последние два месяца объявили об уходе с российского рынка в связи с событиями в Украине.
Один из важных вопросов, который предстоит решить руководству таких компаний – как быть с сотрудниками?
Существует несколько вариантов таких решений.
Дайджест новостей в налоговом и бухгалтерском учете за февраль-март 2022 года
Федеральная налоговая служба уточнила форму декларации по НДС и порядок заполнения. Изменились в том числе коды операций, электронные форматы представления декларации, сведений из книг покупок и продаж, а также из журналов учета счетов-фактур.