Вопрос от подписчика: «Можно ли компании разработать свою форму авансового отчёта?» Оксана Александрова, ведущий эксперт Смарт Отчёта, помогла разобраться.
С 1 января 2013 года компания может вносить изменения в унифицированные формы некоторых первичных документов или разработать их самостоятельно при необходимости. К таким документам относится и форма авансового отчёта АО-1. Принятый в компании шаблон отчёта нужно только закрепить локальным нормативным актом в соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учёте».
Так как авансовый отчёт является первичным учётным документом, то он должен содержать некоторые обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством. К ним относятся:
Если во время налоговой проверки инспектор обнаружит отсутствие таких реквизитов, то он имеет право исключить эти суммы из расходов компании, уменьшающих налог на прибыль. Соответственно, налог будет доначислен, а компанию оштрафуют.
Если для управленческих целей необходимо детализировать какую-либо информацию о расходах сотрудника, компания может включить этот реквизит в собственный шаблон авансового отчёта. Например, указать номера расчётных счетов и банковских карт сотрудника, на которые перечисляются средства, или порядок утверждения отчёта, если процедура согласования предполагает не одного, а несколько ответственных лиц. Тогда разрабатывается своя форма с учётом требований бизнеса.