ГИС ЭПД с 1 сентября 2026 года: чек-лист по переходу

Для вашего удобства подготовили чек-лист проверки готовности компании к работе с ЭПД.

Он поможет проверить не только соответствие IT структуры вашей компании, но и готовность процессов, интеграций и безопасности, которые нужны для работы с электронными перевозочными документами и сервисом ГИС ЭПД.

1. Интеграции и учетные системы

1. Проверить, поддерживает ли ваша учетная система работу с ЭПД и обмен с оператором электронного документооборота
2. Уточнить, какие документы нужно формировать именно в вашем сценарии перевозок: транспортная накладная, путевой лист, заказ-наряд, экспедиторские документы
3. Настроить интеграцию между ERP/1С/логистической системой и сервисом ЭПД
4. Протестировать передачу статусов, подписания и получения документов без ручного переноса данных

2. Электронная подпись

1. Проверить, что у всех ответственных сотрудников есть действующая КЭП
2. Назначить, кто подписывает документы от имени компании, и зафиксировать это в регламенте
3. Убедиться, что сертификаты, носители и криптопровайдеры совместимы с рабочими местами и серверным ПО
4. Настроить резервную схему на случай замены подписи, увольнения сотрудника или окончания сертификата

3. Каналы обмена и доступность

1. Проверить стабильность интернета на рабочих местах, где оформляются и подписываются ЭПД
2. Обеспечить резервный канал связи для критичных точек, если документооборот идет в режиме почти без остановки
3. Убедиться, что у сотрудников есть доступ к системе из нужных офисов, складов или логистических точек
4. Протестировать скорость обмена документами в пиковые часы

4. Серверы и рабочие места

1. Проверить, выдержат ли серверы и рабочие станции дополнительную нагрузку от ЭПД и интеграций
2. Обновить операционные системы, браузеры, драйверы, криптоплагины и компоненты ЭДО
3. Убедиться, что на рабочих местах нет конфликтов между бухгалтерским ПО, ЭДО и средствами защиты
4. При необходимости выделить отдельные рабочие места для подписания и массовой обработки документов

5. Безопасность и доступы

1. Проверить разграничение прав доступа: кто создает, кто согласует, кто подписывает, кто просматривает
2. Включить контроль действий пользователей и журналирование операций по ЭПД
3. Обновить антивирусную защиту, политики паролей и правила работы с удаленным доступом
4. Провести отдельную проверку на защищенность рабочих мест, где используются КЭП

6. Резервное копирование и архив

1. Проверить, что документы ЭПД и связанные с ними данные попадают в резервное копирование
2. Уточнить срок хранения электронных документов и место их архивации
3. Проверить возможность быстрого поиска документов по рейсу, контрагенту, дате и номеру
4. Настроить восстановление данных и протестировать его заранее, а не после инцидента

7. Тестирование и запуск

1. Провести пилотный обмен с одним или двумя контрагентами.
2. Отработать полный цикл: создание, согласование, подписание, отправка, получение и архивирование
3. Проверить, что все участники понимают свои роли в перевозке и не путают отправителя, перевозчика и получателя
4. Зафиксировать найденные ошибки и исправить их до массового запуска

8. Регламенты и обучение

1. Обновить внутренние инструкции по работе с ЭПД
2. Назначить ответственных за техническую поддержку, сопровождение и контроль ошибок
3. Провести обучение бухгалтерии, логистики, юристов, склада и IT-службы
4. Подготовить короткую памятку: что делать, если документ не подписался, не ушел или не вернулся от контрагента