Три шага для оформления авансового отчёта

У сотрудников возникают сложности с заполнением авансовых отчётов, потому что они могут не знать требования к подтверждающим документам и правила оформления.

Эксперты Смарт Отчёта рассказали, что включает в себя авансовый отчёт, и как в три простых шага заполнить его. Поделитесь ссылкой на этот пост со своими сотрудниками, которые регулярно отчитываются о выданных под отчёт средствах, они будут вам благодарны!

Из чего состоит авансовый отчёт

Авансовый отчёт включает форму АО-1 и подтверждающие документы. Во многих организациях применяется стандартная форма АО-1, но разрешено использовать и собственную форму компании с учётом соблюдения требований к обязательным реквизитам.

В бланке есть разделы, которые заполняет и сотрудник, и бухгалтер. К самому отчёту работник прилагает подтверждающие документы: приказы руководителя, билеты, квитанции, чеки.

В зависимости от принятого в компании документооборота форма отчёта может быть как бумажная, так и электронная.

Шаг первый

На титульной странице отчёта укажите своё полное имя, должность и назначение аванса. Коды, наименование организации, структурное подразделение и сведения о руководителе скорее всего уже будут указаны, а остальные графы заполнит специалист бухгалтерского отдела в процессе обработки отчёта.

На второй странице внесите реквизиты приказа и всех подтверждающих документов. Дату и номер подтверждающего документа проставьте во втором и третьем столбце, в четвёртом — его наименование: счёт, билет и так далее. Пятый предназначен для суммы расхода.

Если расходы в командировке были в валюте, то укажите и валютный эквивалент, чтобы бухгалтер знал, по какому курсу рассчитывать.

После внесения реквизитов всех документов в таблицу, рассчитайте итоговую сумму.

Шаг второй

На титульной странице внесите итоговую сумму в строку «Израсходовано», а затем распечатайте и подпишите форму.

Шаг третий

Для удобства пронумеруйте подтверждающие документы в соответствии с таблицей, прикрепите их к чистому листу и приложите к отчёту. Распечатанную форму передайте в бухгалтерию.

Эксперты Смарт Отчёта также рекомендуют прикладывать дополнительно копию листа с чеками, так как она со временем не потеряет яркость и цвет, в отличие от оригиналов чеков.

Перед получением аванса рекомендуем вам ознакомиться с политикой компании о расходах сотрудников (или политикой по командировкам), в которой изложены основные требования к оформлению отчётов.

Если вы хотите освободить сотрудников от рутинной и трудоёмкой подготовки авансовых отчётов, то Смарт Отчёт может взять эту работу на себя. Эксперты сервиса подготовят авансовые отчёты быстро и без ошибок, что позволит вашим сотрудникам сфокусироваться на выполнении профильных задач.