Неподтвержденные расходы работников облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Важное решение ВС РФ

Недавно закончилось дело, рассматриваемое Верховным судом РФ, в котором налогоплательщиком оспаривалось решение налогового органа в части предложения удержать и перечислить в бюджет:

• 5 105 724 руб. налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ);
• начисления 1 008 908 руб. пеней;
• взыскания 510 332 руб. штрафа;
• доначисления 4 184 130 руб. страховых взносов в ПФР, ФСС, ФОМС.

По названному эпизоду инспекция установила, что налогоплательщик в проверенном периоде систематически выдавал из кассы и перечислял со счета денежные средства на счета директора общества и главного бухгалтера без оформления приказов и заявлений на выдачу денежных средств под отчет. Денежные средства, выданные работникам без оформления приказов и заявлений на выдачу под отчет, являются доходом работника и облагаются страховыми взносами, и с них необходимо удержать НДФЛ.

Отказывая в удовлетворении требований общества по данному эпизоду, высокий суд, как нижестоящие суды, указал на отсутствие документов, подтверждающих расходование принятых под отчет денежных средств, признал их доходом физического лица, с которого общество обязано было исчислить и удержать НДФЛ и оплатить страховые взносы.

Основание: Определение Верховного Суда РФ от 11.02.2021 N 307-ЭС20-23792 по делу N А66-6506/2019

Комментарии экспертов Бетерра

Напомним, что подотчетные лица представляют авансовый отчет для подтверждения расходования денежных средств компании (ИП):

• на служебные командировки;
• представительские расходы;
• приобретение товаров (работ, услуг);
• внесение за организацию (ИП) предварительной оплаты контрагентам.

По общему правилу, в течение 3-х дней с окончания срока, на который был выдан аванс, работник обязан отчитаться о произведенных расходах. Иной срок может быть установлен руководителем организации учетной политикой либо локальными актами компании. Для командировок установлена обязанность работника — представить работодателю авансовый отчет по возвращении из командировки в течение 3 рабочих дней.

Если сотрудник не смог в срок отчитаться, например, из-за болезни, авансовый отчет он должен представить не позднее трех рабочих дней с даты, когда фактически вышел на работу.

Сотруднику необходимо представить работодателю авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или по форме, разработанной и утвержденной компанией самостоятельно. Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты.

Форма заполняется в одном экземпляре на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью по правилам.

Ставить печать на авансовом отчете не нужно, это не предусмотрено унифицированной формой отчета.

В авансовый отчет могут вноситься исправления, если при его заполнении была допущена ошибка. Не забудьте указать дату исправления и заверить его подписями подотчетного лица, бухгалтера, главного бухгалтера, руководителя, с расшифровкой подписей. Незначительные ошибки в первичных документах, наличие которых не препятствует определению продавца, покупателя, наименований товаров (работ, услуг), их стоимости и других обстоятельств, влияющих на порядок налогообложения, претензий со стороны налоговых органов вызывать не должны (Письмо Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547).

Конкретный перечень документов, которые подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету, законодательно не установлен, его может устанавливать работодатель во внутренних локальных документах.

Срок выдачи денег под отчет не ограничен. Компания вправе утвердить его самостоятельно, прописав эти сроки в локальном акте, например, в Политике по командировкам и представительским расходам. Законодательного регламента выдавать средства подотчетникам не только на несколько дней или месяцев, но и на несколько лет, нет. При этом стоит понимать, что чрезмерно длительные сроки невозврата подотчетных средств должны быть обоснованы производственной необходимостью, а сами средства — потрачены на целевые расходы. В противном случае возможен риск переквалификации контролирующими органами подотчетных сумм в доход или беспроцентный заем, что влечет за собой необходимость удержания с доходов (или материальной выгоды) НДФЛ.

Оспорить такую переквалификацию можно будет только в судебном порядке. При этом арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна и во многом зависит от условий, сопутствующих той или иной конкретной ситуации с участием подотчетных средств.