Налоговые резиденты и нерезиденты: изменение статуса в течение календарного года и ставка НДФЛ

Ближе к окончанию календарного года для работодателя становится актуальна тема определения налогового статуса работника, а также корректность расчёта и удержания НДФЛ в соответствии с его статусом.

Напомним, что налогообложение доходов физических лиц не зависит от гражданства этих лиц, а зависит от их налогового статуса и от вида полученного ими дохода.

Налоговыми резидентами Российской Федерации в календарном году признаются лица, которые в течение этого года находятся в России не менее 183 дней. В том случае, если в течение последних 12 месяцев сотрудник несколько раз выезжал из России, и суммарно срок его пребывания за границей превысил 183 дня, то в этом случае он становится налоговым нерезидентом.

Доходы таких граждан подлежат обложению налогом на доходы, независимо от их источника. В соответствии со статьёй 208 Налогового Кодекса РФ, источник доходов может находиться в России — например, сдача в аренду либо продажа квартиры, находящейся в РФ, выполнение трудовых обязанностей в российской организации и др., либо за её пределами — например, продажа дома, находящегося в иностранном государстве, выполнение трудовых обязанностей за рубежом и др.

Работодателю необходимо проверять налоговый статус сотрудников при каждой выплате дохода, чтобы удерживать НДФЛ по правильной ставке. Минфин в своём письме от 27.07.2022 № 03-04-05/72454 напомнил о необходимости проверки статуса резидента до конца года.

Изменение статуса. Нерезидент становится резидентом.

Если сотрудник являлся нерезидентом, а ближе к концу года стал резидентом РФ, налог пересчитывается со ставки 30% на ставку 13%, или 15% в том случае, если полученные доходы превысили 5 миллионов рублей.

Начиная с месяца приобретения работником статуса резидента РФ налог на доходы, исчисленный по ставке 13%, уменьшается на сумму ранее удержанного налога по ставке 30% только по этому работнику (Письма Минфина от 27.02.2018 № 03-04-06/12086; ФНС от 26.11.2015 № ОА-3-17/4483@). То есть, организация выплатит работнику всю сумму дохода без удержания НДФЛ. Это происходит либо до полного погашения переплаты, либо — до окончания календарного года.

Если после вычета декабрьского НДФЛ по состоянию на 31 декабря у работника остаётся сумма излишне удержанного налога, для полного возврата работнику необходимо обратиться в налоговую службу с декларацией и документами, подтверждающими его налоговый статус. Работодатель, являясь налоговым агентом, на основании пункта 1.1 статьи 231 Налогового Кодекса, такой возврат не производит. Компания должна отразить излишнее удержание в справке о доходах годового отчёта 6-НДФЛ.

Способ информирования сотрудника о переплате по НДФЛ закон не регламентирует, поэтому можно использовать свободную письменную форму.

Изменение статуса. Резидент становится нерезидентом

В обратной ситуации, когда налоговый резидент становится нерезидентом, НДФЛ необходимо пересчитать по ставке 30%, без учёта вычетов, так как, в соответствии с законодательством, нерезидентам не предоставляются налоговые вычеты.

Возможна ситуация, когда работодатель не успевает удержать весь налог до конца года, так как общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, в соответствии с частью 1 статьи 138 Трудового Кодекса РФ. В этом случае компания извещает ИФНС, а работнику предоставляет справку о доходах. Налоговая инспекция самостоятельно выставит работнику этот налог к уплате уведомлением за год.

В 2022 году практика дистанционной работы, в том числе из-за рубежа, стала ещё более распространённой, в связи с чем возникает вопрос — как правильно выплачивать НДФЛ и страховые взносы.

Действующий порядок налогообложения сотрудников, находящихся за границей

Если сотрудник компании работает в России, его доход рассматривается в качестве дохода от российского источника. В этом случае он подлежит налогообложению НДФЛ: по ставке 13 или 15% для налоговых резидентов и 30% для нерезидентов (тех, кто пробыл в России меньше 183 дней в течение года). При этом налоговым агентом выступает работодатель — исчисляет и удерживает сумму налога из зарплаты сотрудника.

Однако в случае, если сотрудник российской компании уехал за рубеж и работает там дистанционно, компания может не удерживать налог на доходы физических лиц с выплачиваемой зарплаты. Дело в том, что доход, который получает сотрудник, работая из-за рубежа, в рамках текущего законодательства РФ не считается доходом из российского источника, а рассматривается, как доход, получаемый из иностранного источника ввиду исполнения трудовой деятельности за пределами РФ.

Работодатель в этом случае не обязан подавать в налоговые органы РФ какие-либо специальные отчеты. На случай проверок достаточно будет внести изменения в трудовой договор, в котором указано, что сотрудник работает дистанционно за рубежом. Также может потребоваться копия паспорта, подтверждающая, что сотрудник действительно находится за границей.

Если сотрудник уехал из России надолго, а именно более чем на 183 дня, платить НДФЛ по ставке нерезидента за то время, которое он работает не из России, он не должен. Обязанности подавать декларацию в российские налоговые органы у сотрудника не возникает, подоходный налог он уплачивает в стране пребывания (если иное не предусмотрено соглашением об избежании двойного налогообложении). К доходам от иностранных источников относятся оклад, премии, отпускные. Правда, есть доходы, с которых все равно будет взиматься налог в 30%, например, выплаты по больничному листу.

В том случае, если сотрудник уехал из России после увольнения, либо продолжает работать по совместительству или дистанционно, но в течение 12 месяцев провёл в другой стране меньше 182 дней, сохранив статус налогового резидента РФ, по итогам года он уплачивает налог в 13% или 15%, в зависимости от суммы полученных доходов. Тогда гражданин должен представить в российский налоговый орган декларацию по форме 3-НДФЛ с подтверждающими документами и заплатить налог самостоятельно, в установленные законодательством сроки. Компания по-прежнему освобождается от этой функции. Важно помнить, что в своей декларации сотрудник как налоговый резидент должен отразить все доходы, в том числе, полученные за пределами РФ.

Таким образом, важно следующее условие: рабочее место не просто находится за рубежом, а это прямо должно указываться в трудовом договоре либо в дополнительном соглашении к нему. Только в этом случае проверяющие органы признают, что заработная плата, которую выплачивает российский работодатель, относится к доходам от источников за пределами России, в соответствии с подпунктом 6 пункта 3 статьи 208 Налогового Кодекса РФ. Если гражданин фактически выполняет работу за рубежом, но место работы у него указано на территории России, НДФЛ удерживается в общем порядке.

Официальная позиция Минтруда и законодательные инициативы Минфина

Министерство труда несколько раз отмечало, что нельзя заключать трудовой договор с дистанционным сотрудником, который находится за пределами России (Письма от 07.08.2015 № 17-3/В-410 и от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245).

Чиновники объясняют свою позицию тем, что нормы трудового законодательства действуют только на территории Российской Федерации, и у работодателя не будет возможности обеспечить безопасные условия труда за её пределами. Минтруд рекомендует в подобных случаях заключать договор гражданско-правового характера.

В то же время в Трудовом Кодексе РФ нет прямого запрета на заключение трудового договора с удалённым сотрудником, который находится за границей. Контролировать, где именно сотрудник выполняет свою работу, в обязанности работодателя не входит. Но для того, чтобы компанию не обвинили в преднамеренном занижении НДФЛ, мы рекомендуем уведомить работника о его обязанности информировать о пересечении границы. Представленные им сообщения подтвердят факт изменения его налогового статуса.

Министерство финансов Российской Федерации в третьем квартале 2022 года представило на рассмотрение законопроект, содержащий множество поправок в Налоговый кодекс, в том числе, в части налогообложения физических лиц.

Ввести новые нормы в действие планируется 1 января 2023 года. В частности, предлагается установить, что выплачиваемые российскими работодателями вознаграждения за исполнение трудовых обязанностей дистанционно за пределами страны относятся в целях налогообложения к доходам от источников в России.

Министерство финансов предлагает дополнить перечень доходов от источников в России вознаграждением и иными выплатами при выполнении дистанционным работником трудовой функции по договору с работодателем, а также вознаграждением за выполненные работы (оказанные услуги, переданные права на использование результатов интеллектуальной деятельности), если работа происходит за границей, но с использованием российских доменных имён и сетевых адресов или технических средств, размещённых в России, при соблюдении хотя бы одного из следующих критериев: налогоплательщик является налоговым резидентом России, доходы перечислены на счёт в российском банке, источник выплаты — это российские организации или обособленные подразделения иностранных организаций в России.

Указанный законопроект находится на стадии доработки.

Как платить страховые взносы, если работник находится за рубежом

Для расчёта страховых взносов имеют значение гражданство работника и вид заключённого с ним договора.

Застрахованными лицами по пенсионному, медицинскому и социальному страхованию в части больничных и декретных выплат, считаются все граждане РФ, а также иностранцы, временно проживающие или пребывающие на территории РФ, в соответствии с нормами пункта 1 статьи 7 закона от 15.12.2001 года № 167-ФЗ, пункта 1 статьи 10 закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ, пункта 1 статьи 2 закона от 29.12.2006 года № 255-ФЗ.

Страхование от несчастных случаев на производстве распространяется на всех граждан РФ и иностранцев, вне зависимости от места их проживания, на основании пункта 2 статьи 5 закона от 24.07.1998 года № 125-ФЗ.

Что касается вида договора, то по трудовым договорам нужно начислять все виды страховых взносов. По договорам ГПХ взносы на страхование на случай временной нетрудоспособности начислять не нужно. Взносы от несчастных случаев начисляют только если это указано в самом договоре.

*В рамках объединения ПФР и ФСС с 2023 года с выплат по договорам ГПХ нужно будет платить ещё и взносы на социальное страхование — по единому тарифу, как с выплат по трудовым договорам.

В случае, если работник уехал, но остался гражданином России, по взносам для него ничего не меняется. Если он стал гражданином другого государства, остаются только обязательные взносы на страхование от несчастных случаев по трудовому договору.