Пандемия как драйвер цифровизации Цифровой прорыв — 2020

Пандемия — непростой период в жизни бизнес-сообщества. Но её влияние нельзя оценивать однозначно негативно. Например, мы, в Бетерра, видим позитивные сдвиги, драйвером которых стали пандемия и режим самоизоляции. Речь идёт прежде всего о цифровизации привычных рабочих инструментов, применении новых технологий, ускорении перехода к ЭДО клиентов, которым в одночасье стало понятно, что бумажный документооборот — это не только долго и неэффективно, но и не всегда возможно.

Цифровая трансформация

Цифровизация деятельности компании предполагает глубинную трансформацию бизнеса, включая бизнес-модель, продукты, систему документооборота, на основе прорывных информационных технологий. Не для всех и не сразу прорывные технологии означают искусственный интеллект, интернет вещей, блокчейн и дополненную реальность. Для аудиторской компании и её клиентов прорывом может стать и отказ от работы с «бумагой» в пользу электронных документов. А полная автоматизация и роботизация бухгалтерских бизнес-процессов на базе технологий искусственного интеллекта — это более или менее отдаленное будущее, но к нему нам всем тоже пора готовиться.

Перспективы ИТ в бухгалтерии

Автоматизация бухгалтерии — явление привычное. Компаний, где для выполнения рутинных задач не использовался бы специальный софт, например система 1С или её аналог, практически не осталось. Лидеры цифровой трансформации в бухгалтерской сфере пошли дальше и внедряют RPA-решения. Что это такое?

RPA (Robotic Process Automation) — роботизированная автоматизация процессов. В чем её отличие от той же 1С? Чтобы 1С выдала результат — документ или отчёт, бухгалтер вручную вносит в систему данные и выбирает команду для выполнения операции. RPA-решению оператор не нужен: система самостоятельно заполняет справочники, переносит данные в бухгалтерскую базу из других программ, создаёт первичные документы, занося в них имеющиеся в базе данные, может, например, выставить счёт и отследить его оплату, может составить и разослать отчёты.

Не так давно появились IA-решения (Intelligent Automation) на базе технологии искусственного интеллекта, основанные на методах машинного обучения, компьютерного зрения и анализа больших данных. IA-решения управляют процессами, роботизированными на этапе внедрения RPA, и, по оценкам специалистов, дают 3-кратное увеличение эффективности роботизации по сравнению с RPA-решением как таковым.

Что у Бетерра?

Наша позиция такова: время для окончательного перехода на автоматизированные и роботизированные системы ещё не наступило. Полностью автономные цифровые инструменты и решения ещё слишком слабы, и мы не готовы довериться им на 100%. В создании своих продуктов и дизайне услуг мы опираемся в первую очередь на симбиоз экспертных человеческих знаний и современных машинных технологий. Сегодня мы проживаем переходный период, в котором человек по-прежнему принимает самые важные аналитические решения, а автоматизированные системы помогают снять рутинную нагрузку. И важный шаг на пути цифровизации, который мы помогаем сделать нашим клиентам, это переход на электронный документооборот (ЭДО).

ЭДО — это...

Обмен электронными образами документов, подписанных электронно-цифровой подписью (ЭЦП), отменяет необходимость оформления бумажных документов и упрощает взаимодействие с контрагентами. Мы давно внедряем ЭДО у наших клиентов. Но до пандемии удалось перевести на цифровой документооборот лишь малую часть. Однако в неблагоприятных условиях режима самоизоляции большинство компаний оценили преимущества ЭДО и, вернувшись к привычному режиму работы, сделали ставку именно на цифровой способ обмена документами.

Обмен без посредников

Мы предлагаем нашим клиентам два варианта организации электронного взаимодействия с контрагентами. Первый — напрямую, без участия оператора ЭДО. Но для начала необходимо заключить соглашение с контрагентом, в нём чётко определить порядок и условия обмена документами. Пересылать скан-копии можно по электронной почте. Понятно, что этот вариант взаимодействия не требует больших расходов. Но он имеет ограничения, главное из которых — невозможность обмена электронными счетами-фактурами (СФ). Такой обмен в соответствии с приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» может осуществляться только через оператора ЭДО СФ.

Сервис ЭДО

Второй вариант — через оператора ЭДО — не имеет ограничений и обеспечивает быструю доставку и защиту электронного документа. Этот способ тоже достаточно прост в организации. Компании необходимо присоединиться к регламенту обмена конкретного оператора ЭДО, подписать соглашение с ним, оплатить услуги и получить доступ к сервису. Для работы в нём потребуется приобрести сертификат ЭЦП и подключить своих контрагентов при посредничестве оператора ЭДО, который заинтересован в развитии сети участников обмена и новых абонентах.

Желательно, чтобы компания и её ключевые контрагенты были подключены к одному сервису ЭДО. Поэтому мы сами анализируем базу контрагентов и предлагаем клиентам оптимальный выбор оператора ЭДО. Отметим, что иногда целесообразно пользоваться услугами нескольких операторов.

Электронная подпись

Никаких сложностей с получением сертификата ЭЦП нет. Его можно приобрести в ближайшем аккредитованном Минкомсвязи РФ удостоверяющем центре, которым может быть и сам оператор ЭДО. Мы рекомендуем клиентам получать усиленную квалифицированную ЭЦП, поскольку только документы, ею подписанные, в отличие от простой и усиленной неквалифицированной подписи, имеют юридическую силу для ФСС, ФНС России, Пенсионного фонда РФ.

Обсуждая с клиентами условия перехода на ЭДО и помогая им сделать выбор, мы обязательно учитываем специфику бизнеса компании, качество сервиса ЭДО, гибкость подхода оператора к обслуживанию, его готовность договариваться об обмене с партнёрами и конкурентами, к сервисам которых подключены контрагенты. В результате такого подхода клиенты получают не только эффективное, но и удобное, «гуманизированное» бизнес-решение.