Машиночитаемые доверенности в 2024 году: все, что важно знать

Разбираемся с экспертами «Бетерры»

С 1 января 2022 года руководители российских компаний, которые имеют право действовать от имени организации без доверенности (генеральные директора, руководители управляющих организаций и т.д.), обязаны получать электронную подпись в удостоверяющем центре ИФНС при личном визите, если такую подпись руководитель получает впервые. Они также могут получить ее в аккредитованном удостоверяющем центре («СКБ Контур», «Тензор» и т.д.) или у доверенных лиц ИФНС («Сбербанк», «Банк ВТБ» и т.д.).

Электронная подпись (ЭП) руководителя позволяет без доверенности взаимодействовать онлайн с государственными органами и контрагентами. В этом её большой плюс, но есть и большой минус — она выпускается в единственном экземпляре на защищенной флэшке — рутокене. Сделать копию нельзя.

Поэтому если руководитель в командировке, находится на встречах или по какой-то иной причине не может подписать своей электронной подписью отчетность или документ, это может привести к определенным финансовым потерям — например, к штрафу за несвоевременно поданную отчетность.

Вариантов выхода из данной ситуации раньше было несколько:

• Руководитель мог передать свою ЭП другому сотруднику — например, главному бухгалтеру. → Это — довольно сомнительная практика, так как полномочия руководителя организации отличаются от полномочий главбуха.
• Оформить электронную подпись сотрудника в удостоверяющем центре. В такой подписи, помимо данных о ее владельце, указаны и реквизиты компании, которую он представляет. После этого нужно было направить бумажные доверенности в госорганы, с которыми уполномочен взаимодействовать владелец подписи (налоговая, Социальный Фонд, Пенсионный Фонд). Это крайне неудобно, особенно когда доверенности необходимо передавать в госорганы разных субъектов РФ. → Этот вариант был доступен только до 31.08.2023. Сейчас подобную ЭП выпустить не получится.
• Оформить машиночитаемую доверенность на физическое лицо (сотрудник организации, уполномоченный представитель). → Сейчас этот вариант является единственно возможным для делегирования части полномочий руководителя ответственному сотруднику.

То есть, фактически, с появлением машиночитаемых доверенностей остался один наиболее удобный вариант.

Что такое МЧД. Принцип работы и связь с электронной подписью

Машиночитаемая доверенность (МЧД)— это электронный вариант бумажной доверенности в виде файла с расширением *xml, который является дополнением для электронной подписи физлица. Документ определяет, какому именно физическому лицу делегируется определенный набор полномочий представлять интересы конкретного юрлица.

Необходимость введения МЧД связана, в первую очередь, с усилением государственного контроля за сферой обращения доверенностей, а также с удобством взаимодействия между организациями и госорганами. Так, например, с введением МЧД полностью отпала необходимость передавать в ИФНС бумажные варианты доверенностей на уполномоченных представителей.

Важно: МЧД можно использовать только в связке с ЭП физлица.

Электронную подпись физлица (ЭП ФЛ) можно оформить только на физическое лицо. В реквизитах такой подписи есть ФИО, СНИЛС, ИНН физлица, и нет данных о юридических лицах.

Машиночитаемая доверенность на физическое лицо определяет, в каком объеме ему даются полномочия подписывать своей электронной подписью документы определенной организации.

Электронная подпись физлица + МЧД даже с полными правами не равны полномочиям руководителя организации, действующего без доверенности. Они фактически являются заменой электронной подписи сотрудника.

К одной электронной подписи можно оформить несколько МЧД по разным компаниям. И в этом тоже есть неоспоримое удобство — физически нужна только одна ЭП ФЛ, чтобы отчитываться за несколько организаций. В случае с ЭП сотрудника нужно было выпускать на представителя по доверенности отдельные ЭП для каждого юрлица, и представитель был обязан отвезти бумажные доверенности во все госорганы, с которыми взаимодействуют эти юрлица. Безусловно, это было крайне неудобно в плане скорости передачи полномочий представителю.

Плюсом ЭП ФЛ является и то, что она экспортируема — можно сделать копию и установить на любой носитель.

Знаковым годом для применения МЧД можно считать 2023 год: законодательство регламентировало с 1 сентября 2023 года их обязательное применение. Поэтому, если в штате организации были сотрудники, наделенные правом подписывать отчетность и документы, то им до этого срока нужно было получить на свое имя Электронную подпись физического лица с последующим оформлением к ней Машиночитаемой доверенности. Позже дату обязательного введения МЧД перенесли на год — т.е. до 1 сентября 2024 года

Какие существуют форматы МЧД

Следует отметить, что для различных госорганов, а также для электронного документооборота с контрагентами, нужны разные МЧД. На текущий момент нет единого формата электронной доверенности, позволяющего в одном электронном документе определить все полномочия представителя.

• МЧД формата 5.01 — собственный формат, разработанный ИФНС для сдачи отчетности и иных целей в этой области. Налоговая уже не примет такую доверенность, если она оформлена после 1 апреля 2024.
• МЧД формата 5.02 — с 1 апреля 2024 пришла на замену МЧД 5.01. Все тот же собственный формат ИФНС для сдачи отчетности и взаимодействия с налоговыми органами.
• МЧД формата 003 (он же EMCHD_1 или «Единый формат МЧД») — включает широкий спектр полномочий и позволяет взаимодействовать с разными госорганами, такими как ЕГАИС, Честный знак, Федресурс, Центробанк, ФТС и т.д. Она также необходима для электронного документооборота между контрагентами в части первичных документов (акты, накладные, счета-фактуры, УПД и т.д.).→ Название МЧД «Единый» не должно вводить в заблуждение т.к., например в этой доверенности еще нельзя настроить права для взаимодействия с СФР (в части ФСС), и по такой доверенности нельзя сдавать отчетность в ИФНС. С большой долей вероятности этот формат будет развиваться и в дальнейшем действительно станет «Единым», объединив в своем функционале все разрозненные МЧД.
• МЧД СФР-ФСС — собственный формат Социального фонда для взаимодействия в части ФСС, утвержденный в 2022 году. Ее можно подготовить и зарегистрировать у операторов отчетности: «СКБ Контур», «Тензор», «Калуга-Астрал». А работать с ней, в том числе создавать и отзывать — в специальной программе, размещенной на сайте СФР — АРМ "Доверенность«.→ Не будет лишним отметить, что для взаимодействия с Социальным фондом в части ПФР машиночитаемой доверенности нет, а вместо этого доверитель отправляет в госорган заявление — Уведомление о предоставлении полномочий представителю.

Как проходит процесс оформления МЧД

Ключевым моментом здесь является наличие электронной подписи руководителя организации (или лица, имеющего право действовать без доверенности), о которой мы рассказали в самом начале. Если у руководителя нет электронной подписи, выданной Удостоверяющим Центром ИФНС, то оформить МЧД не получится.

1. Оформление МЧД начинается с создания черновика в специальном сервисе ИФНС: Едином блокчейн хранилище МЧД — распределенном реестре. Фактически создается черновик МЧД, с последующим сохранением в файл *xml. Подписать доверенность на этом ресурсе нельзя.
2. Когда черновик МЧД готов и выгружен из реестра, руководитель подписывает его своей электронной подписью в соответствующей программе. Как правило, для взаимодействия с госорганами и контрагентами юридические лица используют платные сервисы от ключевых игроков этого рынка: «СКБ Контур», «Тензор», «Калуга-Астрал», «1С:», «ТаксКом» и другие. В типовых функционалах этих систем уже присутствует возможность подписать необходимые формы МЧД: для ИФНС, для СФР-ФСС, для ЭДО, а также УПУП — Уведомление о предоставлении полномочий представителю.
3. Далее оформленную доверенность отправляем в соответствующий орган. После успешной регистрации МЧД физлицо может отправлять отчеты и подписывать документы электронной подписью физлица.

Обращаем внимание, что МЧД может быть оформлена на физическое лицо даже в том случае, если уполномоченный представитель еще не получил электронную подпись.

Как подготовиться к переходному периоду и что делать бизнесу после 1 сентября 2024 года

Если у организации есть необходимость в делегировании полномочий руководителя для подписания первичных документов и отчетности уполномоченному представителю (физическому лицу), то, необходимо уже сейчас выполнить следующие действия:

1. Руководителю — получить ЭП, выданную удостоверяющим центром ИФНС (если он до этого её не получал).
2. Оповестить сотрудников, которым будут делегированы полномочия, о том, что им нужно получить электронные подписи физического лица.
3. Определить круг полномочий для каждого физлица и подготовить МЧД с соответствующими наборами прав.
4. Подписать МЧД и зарегистрировать их в госорганах.
5. Произвести соответствующие настройки для подключения представителей к аккаунту организации на таких сайтах, как Госуслуги, ФТС, Честный знак, Федресурс, ЦБ и т.д.
6. Предоставить доступ уполномоченным сотрудникам в сервисы операторов электронной отчетности и электронного документооборота. Если доступы ранее предоставлялись — то нужно будет скорректировать настройки с учетом перехода на использования ЭП ФЛ + МЧД.

Где можно хранить и проверять доверенности

Для хранения доверенностей создан специальный сервис ИФНС: Единое блокчейн хранилище МЧД, о котором мы уже говорили выше. Сервис позволяет выполнять следующие действия:

• Создавать МЧД.
• Проверить статус доверенности: действующая / недействующая.
• Загрузить подписанную доверенность в реестр распределенного хранилища.
• Просмотреть доверенность: получить полную информацию о доверенности, находящейся в распределенном реестре.
• Отменить доверенность — создание заявление на ее отмену.
• Отказаться от полномочий: подготовить заявление на отказ представителя от полномочий по доверенности.

На данном ресурсе можно бесплатно подготовить доверенности в пяти форматах, но, на наш взгляд, наиболее значимы два формата из описанных выше: 5.01 (для взаимодействия с ИФНС в части подачи отчетности) и 003 (единый для загрузки на различные госплощадки). Подготовить МЧД для СФР-ФСС на данном ресурсе не получится.

Зарегистрированные доверенности можно хранить в виде файлов на компьютере или любом носителе. Черновики доверенностей, а также подписанные доверенности, хранятся, в том числе, у операторов электронной отчетности и электронного документооборота. Их можно скачать в любой момент и загрузить в другую программу или на другой сайт.