Разбираемся с экспертами «Бетерры»
С 1 января 2022 года руководители российских компаний, которые имеют право действовать от имени организации без доверенности (генеральные директора, руководители управляющих организаций и т.д.), обязаны получать электронную подпись в удостоверяющем центре ИФНС при личном визите, если такую подпись руководитель получает впервые. Они также могут получить ее в аккредитованном удостоверяющем центре («СКБ Контур», «Тензор» и т.д.) или у доверенных лиц ИФНС («Сбербанк», «Банк ВТБ» и т.д.).
Электронная подпись (ЭП) руководителя позволяет без доверенности взаимодействовать онлайн с государственными органами и контрагентами. В этом её большой плюс, но есть и большой минус — она выпускается в единственном экземпляре на защищенной флэшке — рутокене. Сделать копию нельзя.
Поэтому если руководитель в командировке, находится на встречах или по какой-то иной причине не может подписать своей электронной подписью отчетность или документ, это может привести к определенным финансовым потерям — например, к штрафу за несвоевременно поданную отчетность.
Вариантов выхода из данной ситуации раньше было несколько:
То есть, фактически, с появлением машиночитаемых доверенностей остался один наиболее удобный вариант.
Машиночитаемая доверенность (МЧД)— это электронный вариант бумажной доверенности в виде файла с расширением *xml, который является дополнением для электронной подписи физлица. Документ определяет, какому именно физическому лицу делегируется определенный набор полномочий представлять интересы конкретного юрлица.
Необходимость введения МЧД связана, в первую очередь, с усилением государственного контроля за сферой обращения доверенностей, а также с удобством взаимодействия между организациями и госорганами. Так, например, с введением МЧД полностью отпала необходимость передавать в ИФНС бумажные варианты доверенностей на уполномоченных представителей.
Важно: МЧД можно использовать только в связке с ЭП физлица.
Электронную подпись физлица (ЭП ФЛ) можно оформить только на физическое лицо. В реквизитах такой подписи есть ФИО, СНИЛС, ИНН физлица, и нет данных о юридических лицах.
Машиночитаемая доверенность на физическое лицо определяет, в каком объеме ему даются полномочия подписывать своей электронной подписью документы определенной организации.
Электронная подпись физлица + МЧД даже с полными правами не равны полномочиям руководителя организации, действующего без доверенности. Они фактически являются заменой электронной подписи сотрудника.
К одной электронной подписи можно оформить несколько МЧД по разным компаниям. И в этом тоже есть неоспоримое удобство — физически нужна только одна ЭП ФЛ, чтобы отчитываться за несколько организаций. В случае с ЭП сотрудника нужно было выпускать на представителя по доверенности отдельные ЭП для каждого юрлица, и представитель был обязан отвезти бумажные доверенности во все госорганы, с которыми взаимодействуют эти юрлица. Безусловно, это было крайне неудобно в плане скорости передачи полномочий представителю.
Плюсом ЭП ФЛ является и то, что она экспортируема — можно сделать копию и установить на любой носитель.
Знаковым годом для применения МЧД можно считать 2023 год: законодательство регламентировало с 1 сентября 2023 года их обязательное применение. Поэтому, если в штате организации были сотрудники, наделенные правом подписывать отчетность и документы, то им до этого срока нужно было получить на свое имя Электронную подпись физического лица с последующим оформлением к ней Машиночитаемой доверенности. Позже дату обязательного введения МЧД перенесли на год — т.е. до 1 сентября 2024 года
Следует отметить, что для различных госорганов, а также для электронного документооборота с контрагентами, нужны разные МЧД. На текущий момент нет единого формата электронной доверенности, позволяющего в одном электронном документе определить все полномочия представителя.
Ключевым моментом здесь является наличие электронной подписи руководителя организации (или лица, имеющего право действовать без доверенности), о которой мы рассказали в самом начале. Если у руководителя нет электронной подписи, выданной Удостоверяющим Центром ИФНС, то оформить МЧД не получится.
Обращаем внимание, что МЧД может быть оформлена на физическое лицо даже в том случае, если уполномоченный представитель еще не получил электронную подпись.
Если у организации есть необходимость в делегировании полномочий руководителя для подписания первичных документов и отчетности уполномоченному представителю (физическому лицу), то, необходимо уже сейчас выполнить следующие действия:
Для хранения доверенностей создан специальный сервис ИФНС: Единое блокчейн хранилище МЧД, о котором мы уже говорили выше. Сервис позволяет выполнять следующие действия:
На данном ресурсе можно бесплатно подготовить доверенности в пяти форматах, но, на наш взгляд, наиболее значимы два формата из описанных выше: 5.01 (для взаимодействия с ИФНС в части подачи отчетности) и 003 (единый для загрузки на различные госплощадки). Подготовить МЧД для СФР-ФСС на данном ресурсе не получится.
Зарегистрированные доверенности можно хранить в виде файлов на компьютере или любом носителе. Черновики доверенностей, а также подписанные доверенности, хранятся, в том числе, у операторов электронной отчетности и электронного документооборота. Их можно скачать в любой момент и загрузить в другую программу или на другой сайт.
Приглашаем в команду «Бетерры»
Аудитора/Менеджера аудита
(финансовые индустрии)
Мы стремительно развиваемся и для реализации новых проектов ищем сотрудников в Департамент аудита.